Ausencia de factura – soportes contables

Concepto CTCP 447 de 2021

“En una asociación se registraron varios gastos los cuales eran para el funcionamiento de la misma por los que la mayoría eran para mantenimiento y arreglo de un vehículo de la asociación para su buen funcionamiento, el Representante Legal con conocimiento de la Junta Directiva sabían de los arreglos que se le debían hacer pero algunas facturas no cumplen con las normas de contabilidad pero existen las pruebas de que se realizaron dichos arreglos como videos y fotografías, la Junta Directiva acepto los gastos en primera instancia pero la contadora y Revisora Fiscal no, ya después la Junta se decidieron por el concepto de las contadoras los cuales no solicitaron las pruebas por lo que llegaron a la determinación de demandar al Representante Legal para el pago de estas facturas los cuales fueron destinados para el funcionamiento de la empresa.

Mi pregunta es la siguiente si hay pruebas de dichos gastos se podría haber generado una cuenta de cobro y no haber llego a estas instancias o que se podría hacer allí

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Ante todo es importante entender en los términos de la consulta y dentro de la norma de esencia sobre forma y la realidad económica, qué debe entenderse como documento para los fines probatorios, lo cual está definido en el artículo 243 del Código General del Proceso en los siguientes términos: “Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, mensajes de datos, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, videograbaciones, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en general todo objeto mueble que tenga objeto representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares (…)”

Ahora bien, es importante indicar que el marco conceptual, es un referente, cuando no existan normas que direccionen la forma adecuada de contabilizar una transacción, suceso o condición. El Capítulo 2 del marco conceptual establece las características de la información, lo cual se alinea con el objetivo de los estados financieros, siendo las características incluidas en el DUR 2420 de 2015, las siguientes:

 

Mediante concepto 2020-05231 el CTCP manifestó lo siguiente, en relación a que la contabilidad constituya prueba para el contribuyente, es necesario considerar, entre otras cosas, lo siguiente:

· Los libros de contabilidad deben estar llevados en debida forma (art. 772 del E.T.), es decir que cumple las especificaciones legales (sentencia C-062 de 2008);

· Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras (art. 773 del E.T.);

· Debe reflejar la situación económica y financiera de la empresa (art. 773 del E.T.);

· La contabilidad debe encontrarse respaldada por comprobantes internos y externos, que sirven de respaldo a los registros contables (art. 774 del E.T. y 51 del Código de Comercio);

· La contabilidad debe llevarse en idioma castellano, por partida doble, de manera que suministre una historia clara, completa, y fidedigna de los negocios del comerciante (art 50 del Código de Comercio); la fidedignidad significa que es digno de fe y crédito

· Los registros contables se hacen de manera cronológica, referenciando los comprobantes de contabilidad que las respalden (art 53 del Código de Comercio);

· Los comprobantes de contabilidad es el documento que se elabora previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. Cada comprobante deberá tener los documentos que lo justifiquen (art 53 del Código de Comercio);

De otro lado el que el Representante Legal haya hecho uso de los recursos de la asociación en otras actividades no aprobadas en el presupuesto de la asociación, este es un asunto administrativo que no es competencia del consejo, y le corresponderá a los encargados del gobierno de la entidad establecer los efectos que de ello se generan, por ello deberá analizarse si se cumplieron las disposiciones estatutarias o legales, para la utilización de fondos en otras actividades.

Por último la obligación de facturar en Colombia y el contenido de las facturas se encuentra establecidas en las normas comerciales y tributarias (para los fines impositivos).