Concepto CTCP 446 de 2021
“(…) En una copropiedad la máxima autoridad es
la Asamblea General. Las decisiones que en ella se tomen obligan a presentes,
ausentes y disidentes.
La
legalidad de la Asamblea y lo aprobado en ella depende del quorum y del
cumplimiento de las normas sobre poderes establecido en el reglamento interno
de la copropiedad.
Las
memorias de la Asamblea reposan en el acta de la Asamblea que según Ley 675
debe contener el listado de asistentes o participantes y la calidad de cada de
ellos.
En la
última asamblea general que fue virtual en el primer punto figuraba llamado a
lista y verificación del quorum. No se llamó a lista y se anunció que había
quorum por la información suministrada por la empresa logística y la Revisora
Fiscal que basada en este dato da comienzo a la Asamblea.
En esta
Asamblea yo fui elegida como miembro de la comisión verificadora del acta y
como miembro del nuevo Consejo de administración.
El acta
que me enviaron para verificarla no contiene el listado de participantes ni la
calidad de cada uno de ellos como lo pide la Ley 675 o en su defecto las
unidades privadas participantes y su calidad.
Acudo a
la administración y la Revisoría fiscal y se me responde que por Ley 1581 del
2012 no se me pueden entregar
Realmente
no entiendo como todos los datos que deciden sobre nuestro patrimonio están
solo bajo en cabeza de dos contratistas de la copropiedad.
En el
acta si aparecen los nombres de morosos y de personas a quienes acusan de
determinadas situaciones.
Necesito
claridad sobre este tema y la posición de REVISORIA FISCAL. Como saber si el
quorum es real y si los poderes cumplen con las normas del reglamento interno.
Aclaro
que esta acta solo la deben conocer los propietarios del condominio y que solo
necesito saber el listado de participantes y su calidad o sino el listado de
las unidades privadas y su calidad.”
CONSIDERACIONES
Y CONCEPTO
El
Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo
Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de
Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información,
conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la
Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede
a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende
resolver casos particulares, en los siguientes términos:
De
acuerdo con el artículo 45 de la Ley 675 de 2001, la asamblea general sesionará
con un número plural de propietarios de unidades privadas que representen por
lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad, y tomará decisiones
con el voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad
representados en la respectiva sesión.
El
artículo 47 de la Ley 675 del 2001, menciona:
“Actas.
Las decisiones de la asamblea se harán constar en actas firmadas por el
presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse si es
ordinaria o extraordinaria, además la forma de la convocatoria, orden del día,
nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo
coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.
En los
eventos en que la Asamblea decida encargar personas para verificar la redacción
del acta, las personas encargadas deberán hacerlo dentro del término que
establezca el reglamento, y en su defecto, dentro de los veinte (20) días
hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.
Dentro
de un lapso no superior a veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha
de la reunión, el administrador debe poner a disposición de los propietarios
del edificio o conjunto, copia completa del texto del acta en el lugar
determinado como sede de la administración, e informar tal situación a cada uno
de los propietarios. En el libro de actas se dejará constancia sobre la fecha y
lugar de publicación.
La copia
del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que consten
en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. El
administrador deberá entregar copia del acta a quien se la solicite.
Parágrafo.
Todo propietario a quien se le niegue la entrega de copia de acta, podrá acudir
en reclamación ante el Alcalde Municipal o Distrital o su delegado, quien a su
vez ordenará la entrega de la copia solicitada so pena de sanción de carácter
policivo.” Subrayado fuera de texto.
En los
siguientes artículos la misma Ley precisa:
“ARTÍCULO
51. Funciones del administrador. La administración inmediata del edificio o
conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución,
conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las
siguientes:
(…) 2.
Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los libros de
actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la
correspondencia relativa al edificio o conjunto.
3. Poner
en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o conjunto, las
actas de la asamblea general y del consejo de administración, si lo hubiere.
ARTÍCULO
58. Solución de conflictos. Para la solución de los conflictos que se presenten
entre los propietarios o tenedores del edificio o conjunto, o entre ellos y el
administrador, el consejo de administración o cualquier otro órgano de
dirección o control de la persona jurídica, en razón de la aplicación o
interpretación de esta ley y del reglamento de propiedad horizontal, sin
perjuicio de la competencia propia de las autoridades jurisdiccionales, se
podrá acudir a:
1.
Comité de Convivencia. (…)
2.
Mecanismos alternos de solución de conflictos. (…)”
A modo
de conclusión, es importante mencionar, lo siguiente:
• Cuando
una persona es nombrada dentro de la comisión verificadora del acta, deberá
verificar el contenido de la misma, la forma como se tomaron las decisiones,
los votos y el quorum necesario para el mismo. Dicha comisión dejará
anotaciones a la misma, cuando lo considere necesario;
• La
responsabilidad de la organización de la asamblea se encuentra en cabeza de la
administración de la propiedad, la cual debe permitir realizar el trabajo de
verificación a la comisión creada para ello;
• La
revisoría fiscal por sí sola, no es quien garantiza lo relacionado con las
reuniones de asamblea de propietarios, para ello existen estructuras en la
copropiedad, como lo son la administración, el consejo de administración y las
personas que nombran dentro de la comisión verificadora del acta;
• Dado
el caso planteado puede acudir a la Alcaldía respectiva, para solicitar le
ordene a la administración facilitarle la información pertinente para poder
cumplir con el compromiso asumido en la asamblea, conforme al parágrafo citado.
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