Es un documento
digital, o archivo electrónico, equivalente a la nómina tradicional de los
colaboradores y con la misma validez. La nómina electrónica recoge la misma
información que la tradicional, pero se realiza por medio de software de nómina que
cuentan con funciones y herramientas automatizadas que facilitan todos los
cálculos pertenecientes a este proceso.
Lo más común es
encontrarnos con archivos PDF cuando se trata de nómina electrónica, pues es un
formato que da la opción de ser consultado cuando se requiera y además permite
ser impreso si es que un colaborador así lo requiere.
¿Cuáles son sus
ventajas?
El uso de los
softwares de nómina es cada vez más común en Colombia, y es que desarrollar una
nómina electrónica, además de ser más cómodo que hacerlo de manera manual o
tradicional, ofrece grandes ventajas entre las cuales encontramos:
- Se realiza en
menos tiempo
- Ahorra tiempo,
espacio y material
- Puede ser
consultada con facilidad
- Minimiza la
probabilidad de pérdida
- Es segura
- Es accesible desde cualquier lugar y dispositivo
¿Qué empresas deben implementar este
instrumento?
Según lo concretado por
la DIAN, "todas aquellas empresas y contribuyentes, que realizan pagos
o abonos en cuenta, procedentes de una vinculación laboral, legal o
reglamentaria y pagos a pensionados (que en todo caso requieran usar dichos
pagos como costo o deducción), estarán obligadas a generar, transmitir y
validar de manera electrónica y a través del nuevo sistema de la DIAN, las
correspondientes nóminas de sus colaboradores".
¿Cuándo
vence el plazo para implementarla?
En la siguiente agenda
se establecen las fechas de incorporación de la nómina electrónica según el
grupo al que pertenezcan las empresas obligadas.
¿Cómo funciona este
nuevo sistema?
Las empresas deberán
emitir la nómina electrónica y los respectivos documentos que legalicen el pago
mensual y transmitirlo a la DIAN en un plazo de 10 días en el mes siguiente
correspondiente.
Según el proveedor de
facturas electrónica, “una vez sea transmitida, la DIAN validará la
información de la nómina y generará un documento electrónico con su validación
o rechazo. En el caso de que la validación haya sido satisfactoria, la nueva
nómina validada y firmada por la DIAN será enviada a la entidad o empresa
obligada que la generó para su conservación y fines pertinentes”.
Dalmer Darío Vargas Palacios
Contador Público - UniAutónoma
Especialista en Revisoría Fiscal - Universidad Libre
Maestrante en Gerencia Empresarial
Auditoría | NIIF | Impuestos | Revisoría Fiscal
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