Responsabilidades de los Contadores y Administradores

 Concepto CTCP 527 de 2021

“Con la presente me permito solicitar orientación frente al siguiente caso que se me presenta en una empresa donde inicie mis funciones como CONTADOR PUBLICO desde febrero de 2021, en una sociedad Limitada, cuya vigencia por Cámara de Comercio esta hasta enero de 2022 1. Se presenta el caso el contador que estuvo hasta diciembre de 2020, no entrego estados financieros certificados, los cuales de manera reiterativa y por escrito se han solicitado a la administración y al contador saliente, pero hasta la fecha no se han pronunciado. Mi inquietud es la siguiente: En la actualidad se está realizando el cierre contable con corte a junio de 2021, 1. ¿No sé qué tipo de salvedad debo realizar para firmar los estados financieros o cual sería el procedimiento a seguir?

2. Esta sociedad tiene alta probabilidad de no renovar vigencia en Cámara de Comercio, ya que existe un problema societario entre los dos únicos socios que tiene, uno de ellos tiene el control financiero y administrativo, los dos están como Representantes Legales. El otro socio que no tiene el control financiero y administrativo mediante derechos de petición en varias oportunidades me ha solicitado información de gastos desde el año 2013 hasta la fecha, razón por la cual he procedido a entregar únicamente la información que corresponde a gastos registrados a partir de febrero de 2021 y como es de esperar este SOCIO presenta inconformismos por no entregar la información que requiere, así como constantemente hace comentarios como el de denunciar ante la Junta Central de Contadores, el hecho de no entregar esta información del 2013 al año 2020. Mi inquietud es la siguiente:

¿Tengo obligación de entregar la información de gastos del año 2013 al 2020, aun cuando no estaba vinculado a la empresa en esos periodos como contador, así como no se evidencia aprobación de los estados financieros en las Asambleas anuales para este fin?

3. ¿En caso de no estregar la información sobre la cual no me han estregado estados financieros certificados me puedo ver expuesto a alguna sanción ante la JCC como CONTADOR de dicha sociedad?”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Este Consejo dio respuesta a una consulta similar en la consulta 2018-942 y fecha de radicación 20-10- 2018, que transcribimos a continuación, pero anotando que el contador vinculado como director de contabilidad, no estaría dando fe pública conforme al artículo 1 de la Ley 43 de 1990.

En dicho concepto el CTCP expuso: “En primer lugar es necesario anotar que la responsabilidad por los estados financieros es de la administración de la entidad, el contador, que actúa como auxiliar de la administración y quien certifica los estados financieros, también debe cumplir los requerimientos legales que se derivan del ejercicio de la profesión; al respecto el Art. 35 de la Ley 43 de 1990 indica:

El Contador Público como depositario de la confianza pública, da fe pública cuando con su firma y número de tarjeta profesional suscribe un documento en que certifique sobre determinados hechos económicos.

Esta certificación, hará parte integral de lo examinado. El Contador Público, sea en la actividad pública o privada es un factor de activa y directa intervención en la vida de los organismos públicos y privados. Su obligación es velar por los intereses económicos de la comunidad, entendiéndose por ésta no solamente a las personas naturales o jurídicas vinculadas directamente a la empresa sino a la sociedad en general, y naturalmente, el Estado. La conciencia moral, la aptitud profesional y la independencia mental constituyen su esencia espiritual. El ejercicio de la Contaduría Pública implica una función social especialmente a través de la fe pública que se otorga en beneficio del orden y la seguridad en las relaciones económicas entre el Estado y los particulares, o de éstos entre sí.

El artículo 10 de la Ley 43 de 1990, al referirse a la fe pública, indica:

Artículo 10. De la fe pública. La atestación o firma de un Contador Público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en casos de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que éstos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance. Parágrafo. Los Contadores Públicos, cuando otorguen fe pública en materia contable se asimilarán a funcionarios públicos para efectos de las sanciones penales por los delitos que cometieren en el ejercicio de las actividades propias de su profesión, sin perjuicio de las responsabilidades de orden civil que hubiere lugar conforme a las leyes. (Negrilla por fuera del Texto)

El artículo 37 de la Ley 222 de 1995 define los estados financieros certificados como:

El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.

De acuerdo con lo anterior, cuando un Contador público firma un estado financiero, si actúa como auxiliar de la administración, tiene la responsabilidad de verificar que los principios para reconocimiento, medición, presentación y revelación hayan sido aplicados, conforme al marco técnico en el que haya sido clasificada la entidad. (…) Si el contador actúa como auditor externo o revisor fiscal, tiene la obligación de verificar el cumplimiento de las afirmaciones establecidas en la Ley 222 de 1995, las cuales se encuentran expresadas en el anexo 4° del Decreto 2420 de 2015 (modificado por el Decreto 2132 de 2016) en los párrafos A123 y A124 de la NIA 315, y que corresponden con las siguientes:

Afirmaciones sobre tipos de transacciones y hechos durante el periodo	Afirmaciones sobre saldos contables al cierre del periodo	Afirmaciones sobre la presentación e información a revelar
Ocurrencia: las transacciones y hechos registrados han ocurrido y corresponden a la entidad	Derechos y obligaciones: la entidad posee o controla los derechos de los activos, y los pasivos son obligaciones de la entidad.	Exactitud y valoración: la información financiera y la otra información se muestran fielmente y por las cantidades adecuadas.
Integridad: se han registrado todos los hechos y transacciones que tenían que registrarse.	Integridad: se han registrado todos los activos, pasivos y partidas de patrimonio neto que tenían que registrarse	Integridad: se ha incluido en los estados financieros toda la información a revelar que tenía que incluirse
Exactitud: las cantidades y otros datos relativos a las transacciones y hechos se han registrado adecuadamente.	Valoración e imputación: los activos, pasivos y el patrimonio neto figuran en los estados financieros por importes apropiados y cualquier ajuste de valoración o imputación resultante ha sido adecuadamente registrado.	Ocurrencia y derechos y obligaciones: los hechos, transacciones y otras cuestiones revelados han ocurrido y corresponden a la entidad.
Corte de operaciones: las transacciones y los hechos se han registrado en el periodo correcto.	Existencia: los activos, pasivos y el patrimonio neto existen.	Clasificación y comprensibilidad: la información financiera se presenta y describe adecuadamente, y la información a revelar se expresa con claridad
Clasificación: las transacciones y los hechos se han registrado en las cuentas apropiadas

Por ello, si el Contador encuentra que los estados financieros de la entidad no cumplen tales principios, o que contienen errores materiales, estará en la obligación de informar a la administración de la entidad para que se efectúen los ajustes necesarios para corregir dichos errores, y en caso de no efectuarse establecer las salvaguardas necesarios que le permitan reducir a un nivel aceptable las amenazas que hayan sido identificadas, que se entiende fueron evaluadas al tomar la decisión de prestar sus servicios profesionales en una entidad. El Contador Público también tiene la obligación de considerar lo establecido en el Capítulo Cuarto – título Cuarto de la Ley 43 de 1990, que se refiere a las relaciones del Contador Público con sus colegas.

Consecuente con lo anterior, le recordamos que el Contador público también debe observar el Manual del Código de Ética para profesionales de la contabilidad contenido en el anexo cuatro, del Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios, el cual establece lo siguiente respecto de la preparación de información financiera por parte de un contador que labora para una entidad:

“SECCIÓN 320 Preparación y presentación de información 320.1. Los profesionales de la contabilidad en la empresa participan a menudo en la preparación y presentación de información que es posible que se publique o sea utilizada por otros, tanto dentro como fuera de las entidades para las que trabajan. Dicha información puede incluir información financiera o de gestión, por ejemplo, previsiones y presupuestos, estados financieros, comentarios y análisis de la dirección, y la carta de manifestaciones de la dirección proporcionada a los auditores en el curso de la auditoría de los estados financieros de la entidad.

El profesional de la contabilidad en la empresa preparará o presentará dicha información fiel y honestamente y de conformidad con las normas profesionales aplicables con el fin de que la información sea entendible en su contexto.

320.2. El profesional de la contabilidad en la empresa, cuando sea responsable de la preparación o de la aprobación de los estados financieros con fines generales de la entidad para la que trabaja, se satisfará de que dichos estados financieros se presentan de conformidad con las normas de información financiera aplicables.

320.3. El profesional de la contabilidad en la empresa tomará medidas razonables para que la información de la que es responsable:

(a) describa con claridad la verdadera naturaleza de las transacciones empresariales, de los activos o de los pasivos,

(b) clasifique y registre la información de modo oportuno y adecuado, y

(c) represente los hechos con exactitud e integridad en todos los aspectos materiales.

320.4. Cuando el profesional de la contabilidad en la empresa es presionado (bien desde el exterior o bien por la posibilidad de lucro personal) para que se vincule, directamente o a través de la actuación de otros, con información que induce a error, se originan amenazas en relación con el cumplimiento de los principios fundamentales, por ejemplo, amenazas de interés propio o de intimidación en relación con la integridad, la objetividad o con la competencia y diligencia profesionales.

320.5. La significatividad de dichas amenazas depende de factores tales como el origen de la presión y de la cultura corporativa dentro de la entidad para la que trabaja. El profesional de la contabilidad en la empresa estará atento al principio de integridad que obliga a todos los profesionales de la contabilidad a ser francos y honestos en todas sus relaciones profesionales y empresariales Cuando las amenazas se originan por acuerdos de remuneración y de incentivos, es aplicable la orientación de la sección 340.

320.6. Se evaluará la significatividad de cualquier amenaza y, cuando resulte necesario, se aplicarán salvaguardas para eliminarla o reducirla a un nivel aceptable. Dichas salvaguardas incluyen consultar a sus superiores en la entidad para la que trabaja, al comité de auditoría o a los responsables del gobierno de la entidad, o al organismo profesional correspondiente.

320.7. Cuando no sea posible reducir la amenaza a un nivel aceptable, el profesional de la contabilidad en la empresa rehusará vincularse o seguir vinculado con información que considere que induce a error. El profesional de la contabilidad en la empresa se puede haber vinculado de manera inadvertida con información que induce a error. En cuanto llegue a su conocimiento, el profesional de la contabilidad en la empresa tomará medidas para que no se le siga relacionando con dicha información. Con el fin de determinar si existe una obligación de poner en conocimiento las circunstancias fuera de la entidad, el profesional de la contabilidad en la empresa puede considerar la posibilidad de obtener asesoramiento jurídico. Además, el profesional de la contabilidad puede considerar la posibilidad de renunciar”

En conclusión, el contador público deberá cumplir las funciones para las que fue contratado, teniendo en cuenta que en el ejercicio de su labor debe cumplir con las disposiciones contables y legales; si considera que en desarrollo de su trabajo se violan algunas normas y se encuentra presionado a firmar información financiera que no cumple con las normas de información financiera, el contador debe informar dichas irregularidades a la administración; sin embargo en muchas ocasiones, informar a la administración no reduce la amenaza a un nivel aceptable, por lo que el contador público puede optar por obtener asesoramiento jurídico en la materia o renunciar al contrato suscrito con el cliente.”

Finalmente, por tratarse de una sociedad limitada, le recomendamos considerar también lo preceptuado en el artículo 358 del Código de Comercio y en concordancia con éste lo estipulado en los artículos 23 y 24 de la Ley 222 de 1995.