Este material sirve de contexto y para llamar la atención en cuanto a la
diferenciación entre las labores y las responsabilidades del preparador de la
información contable.
En Colombia, se cree que quien prepara la información es el contador,
pero no todas las veces sucede así. Lo cierto es que quien firma por esa
preparación si es un contador público.
Responsabilidades del contador que prepara
información contable
Esa responsabilidad debe ser de un equipo de trabajo, obviamente
liderado por un contador. La dificultad práctica que se ve en Colombia es que
algunos empresarios no confían en sus contadores por diversas razones, una de
ellas, porque algunos profesionales llevan más de una contabilidad y no son
capaces de cumplir adecuadamente con dicha responsabilidad.
Con respecto a la confianza en los contadores, la IFAC (Federación
Internacional de Contadores, por su sigla en inglés), afirma que cumplen una
labor crucial contra la corrupción global. Eso predispone que tal vez el
contador también es corrupto (por acción o por omisión) y, entonces, hay que
ponerle normas y responsabilidades. El cuestionamiento que se hace es: ¿Dónde
se queda el profesionalismo? Al final, realmente el documento felicita la labor
del contador y pone a la profesión como clave para combatir los actos de
corrupción.
Otra forma de ver el tema en Colombia, es a través de la conocida carta
de representación o “carta de pilatos”, en la que el contador deja evidente que
la responsabilidad del registro contable es de la administración.
Por su parte, se debe observar a norma de compilación 4410, la cual es
aplicable en Colombia desde la entrada en vigencia del Decreto 302 de 2015,
compilado en el Decreto 2420 de 2016 y con vigencia a partir del 2017. Por
ahora, el gran problema es el conocimiento de dicha práctica profesional y su
correspondiente divulgación, sobre todo, en las universidades. Nuevamente se
hace un llamado a todos los profesionales, en especial a los docentes y
responsables de los programas universitarios, para que el profesional en formación
conozca estos temas.
En términos generales podemos identificar tres responsabilidades: la del
preparador de la información, la de quien certifica los estados financieros y
la de los administradores. En particular, el profesional que prepara la información
contable debe tener clara su responsabilidad frente al tema.
La responsabilidad del preparador, que es la que nos ocupa en esta
ocasión, está definida, inicialmente, con el cumplimiento de las normas
legales.
Si se trata de un contador que se desempeña como empleado, tiene una
responsabilidad específica para el desarrollo de su cargo; mientras que si lo
hace de manera independiente y contratado, como un servicio de outsourcing,
surge, además, la responsabilidad civil derivada del cumplimiento de su contrato.
En particular, dicho cumplimiento legal se refiere a las normas técnicas
de cómo debe realizar estas actividades de preparación de información contable.
Al respecto, la Ley 222 de 1995, en su artículo 37, establece la
responsabilidad para quien prepara y certifica los estados financieros.
Conforme a lo establecido en el artículo 34 de la misma ley, al fin de cada
ejercicio social, las sociedades deben cortar sus cuentas, preparar estados
financieros y certificarlos. Por lo tanto, la certificación, como
responsabilidad profesional de los preparadores, consiste en verificar
previamente las afirmaciones de los estados financieros y que los mismos se han
tomado fielmente de los libros. Esas afirmaciones son lo que conocemos como
aseveraciones. Estas aseveraciones se hacen sobre tres grupos: Hechos y
transacciones, saldos contables y notas de revelación. Entonces, la
responsabilidad del preparador de información es la de velar porque los estados
financieros cumplan con dichas aseveraciones; por ejemplo, la integridad y la
valuación.
Algo muy importante para cumplir con las responsabilidades establecidas
para el preparador de la información contable, es la planeación de sus labores.
Por consiguiente, es importante la actualización permanente y la especialización
profesional. En la práctica, los contadores se vuelven “toderos” porque
preparan la información, elaboran los estados financieros y a la vez los
certifican. En parte, los mismos administradores se encargan de pedirle todo al
contador o acudir para todo al contador, para temas contables, tributarios,
financieros y hasta de estrategia del negocio.
Para concluir con este tema, la responsabilidad del preparador de
información contable se da en dos categorías, la profesional y la ética. El
cumplimiento y alcance de las normas internacionales y el dilema de la
corrupción en el país y en la profesión. Otra forma de comprender las
responsabilidades, es identificar las funciones. Las funciones llevan a las
responsabilidades.
Responsabilidad de la información cuando
proviene de aplicaciones distintas del programa de contabilidad (nómina,
cartera, inventarios, propiedades, inversiones, cuentas por pagar y otras)
La responsabilidad en este caso se puede ver más desde una perspectiva
de gobierno corporativo porque este abarca todas las actividades de la
organización. Todas las áreas son responsables desde el alcance de sus
aplicaciones y el aporte al sistema de registro contable de las operaciones del
negocio.
Al respecto, el contador debe ser más protagonista al interior de su
empresa para lograr buenas prácticas de registro en todas las áreas y no
simplemente un “tenedor de libros”. Su responsabilidad frente al registro de
los datos va mucho más allá, pero con el total apoyo de la administración.
Dicha responsabilidad sigue siendo de la administración y para el profesional
encargado de la preparación de la información financiera no se extingue,
incluso, cuando algunas actividades se hacen a través de terceros o se
desarrollan mediante servicios de outsourcing tales como la nómina, la cartera
e incluso la misma contabilidad. En este sentido, hay que considerar la
vigencia de la norma internacional de servicios relacionados 3402 en la que se
pide al auditor verificar si los servicios de outsourcing tienen controles adecuados.
Luego también está la 402 que menciona los controles que debe tener una entidad
que cuenta con servicios de outsourcing contable, la cual ya se debe tener en
cuenta en Colombia.
En resumen, la responsabilidad de la integración y registro de la información
debe ser de la entidad, es decir, de la administración; así el servicio
contable de preparación de información sea prestado directamente o a través de
un tercero (outsourcing). Es un tema de gobierno corporativo. Así mismo, se
hace un llamado a los auditores internos para asumir un papel más activo para
lograr un resultado mucho más profesional tanto en el registro contable como en
la preparación de los estados financieros. De paso, el llamado se hace
extensivo a los revisores fiscales o auditores externos.
Por lo tanto, la responsabilidad es de la administración y de quien
prepara la información. El contador debe verificar que la información sea
confiable independientemente de donde venga; es decir, de diferentes
aplicaciones e incluso como resultado del servicio de un tercero a través de
outsourcing.
Responsabilidad de un profesional que
inicia la preparación de información
Inicialmente, la principal responsabilidad de un profesional que inicia
la preparación de información contable es tener un conocimiento adecuado de la
entidad. Es decir, es responsabilidad del preparador de la información contable
lograr una comprensión a fondo del negocio y de los dueños.
Una práctica que debería hacerse sin excepción es la evaluación del
riesgo que el negocio o sus dueños estén desarrollando prácticas comerciales
indebidas (contrabando, por ejemplo) o que sus socios estén vinculados al
lavado de activos u otras actividades ilegales. En este sentido, los contadores
colombianos están muy desprotegidos y no tienen los recursos adecuados o
herramientas para lograr dicho conocimiento.
En algunos casos, el inicio del proceso de la preparación de información
se hace muy informal; en ocasiones, los documentos soportes se entregan en una
bolsa para realizar el proceso de registro contable. Una posible respuesta a
este riesgo, es la recomendación de adoptar sistemas de administración tal como
lo estableció la Superintendencia de Sociedades para algunos sectores que deben
implementar SARLAFT (Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos
y Financiación del Terrorismo). Uno de ellos es a las sociedades de servicios
contables y otro para aquellas empresas de servicios jurídicos.
La implementación de este tipo de sistemas de administración de riesgo
debería ser una buena práctica así la entidad no sea un sujeto obligado, de
acuerdo con las normas vigentes. En este sentido, el contador se ve enfrentado
a dos actores, el gobierno y la empresa; por una parte, el gobierno cada vez
impone obligaciones de reporte y denuncia de estas actividades sospechosas de
sus clientes, especialmente para los revisores fiscales; y por el otro, la
empresa que puede ocultar información o tener la intención de no reflejar la
realidad o no cumplir adecuadamente con todas las normas legales y tributarias.
Hay que tener en cuenta que mediante los decretos reglamentarios, se
incorporó el sistema de control de calidad para los profesionales contables. Es
decir, se debe hacer un procedimiento de aceptación del cliente. En otras
palabras, una firma constituida para ofrecer servicios contables, deberá
establecer este sistema de control de calidad y uno de los elementos es la
aceptación del cliente; es decir, contar con políticas y procedimientos para
evaluar un cliente antes de enviar la propuesta de servicios.
Entonces, a manera de conclusión, la responsabilidad para iniciar estos
servicios contables o actividades preliminares consiste en buscar toda la
información, que a juicio del profesional, sea necesaria para salvaguardar su
riesgo profesional. Por supuesto, esto aplica también para los servicios de
auditoría y de revisoría fiscal.
Se advierte que ya en muchos sectores o negocios en Colombia, la
contabilidad se está preparando fuera del país, por ejemplo en México,
Centroamérica, Argentina o Chile. Por lo tanto, el reto y exigencia profesional
es mayor. La preparación del contador internacional debe ser como tal y la
revisoría fiscal también se ve enfrentada al reto de mayores exigencias por
parte, incluso, de algunas autoridades o entidades de inspección, vigilancia y
control.
Responsabilidad de un profesional que se
desvincula de una organización con la información que él preparó allí
En este sentido, desafortunadamente se presentan casos en los que el
contador que ha preparado la información se lleva los documentos para presionar
el pago de sus servicios profesionales. En otros casos, el contador se retira
de la entidad y no deja constancia alguna de los registros o archivos
contables. Mucho menos deja un acta o constancia del estado de la información
contable y tributaria respectiva.
Una manera de aproximarnos al manejo de esta situación es a través,
nuevamente, del gobierno corporativo y la existencia de manuales de funciones y
manuales de procedimientos. Dichos manuales deben ser los documentos que
orienten dichas eventualidades y definan claramente la responsabilidad para
quien se retira de la organización.
Por su parte, la Superintendencia de Sociedades estableció en un
comunicado, en respuesta a una solicitud, que la responsabilidad de un contador
que se retira de la sociedad va hasta la fecha de su retiro. El contador que
asume dicha función responde desde la fecha que comienza dicha tarea. Es decir,
la superintendencia no precisó si el contador que se retira debe responder
posteriormente o no sobre tales actuaciones.
Sin duda, que también se trata de un tema de ética de los profesionales
que se retiran de sus labores en una compañía sin entregar en debida forma los
documentos e instrucciones del caso. Además, esta situación se podría
complementar con reglamentación y sanciones por parte del ente regulador de la
profesión. En este momento, si un profesional no actúa en la forma debida y
acorde con la profesión, no se está denunciando dicha conducta. Se está
permitiendo por parte de los mismos contadores que esta mala práctica se siga
presentando.
En resumen, la responsabilidad es del profesional que se retira. Además,
se debería, siempre, dejar constancia de dicha situación en un acta detallada.
En dicha acta debería constar la ubicación física o digital de los documentos,
sistemas de información principales y de apoyo, instructivos, respaldos (back
up) y demás aspectos. Por su parte, el profesional que recibe el proceso
contable debería verificar la existencia de dichos documentos y de la
información que consta en el acta.
Algo importante en lo que se debe tener claridad es la posibilidad de
contar o no con información contable o financiera de la empresa para atender un
proceso personal del profesional que estuvo vinculado. A veces sucede que, un
contador, auditor o revisor fiscal, después de dejar el cargo, requiere
información de la empresa para presentar ante una autoridad judicial o
administrativa. Entonces, surge el debate si el contador debería o no conservar
algún tipo de información de la empresa en la que prestó sus servicios, ya sea
como empleado o como profesional independiente. Este tema amerita un debate más
profundo y tal vez un espacio diferente.
Otra conclusión en este punto es que, efectivamente, los profesionales
contables no saben contratar. No establecen claramente las responsabilidades,
especialmente al momento del retiro de la empresa. El profesional debería
conservar los documentos teniendo en cuenta las prescripciones de los mismos.
Hay prescripciones especiales para algunos documentos como los tributarios. Lo
mejor sería guardar los documentos y hacer buenos contratos. También la
responsabilidad es de los administradores porque no cuidan estos procesos de
entrega de cargos sensibles o aquellos relacionados con información contable y
tributaria.
Validez para que un contador, interno o
externo, diseñe el plan contable, defina las políticas del respectivo ente y
determine las revelaciones
Otra vez, la respuesta frente a este tema es contar con un buen gobierno
corporativo. En Colombia fuimos desarrollando y aceptando las prácticas
contables mediante normas legales; entonces, los criterios profesionales se
fueron acotando a la norma. En la práctica, todos los manuales y procedimientos
contables se ajustaban al texto de las normas. Hoy, la situación es muy
diferente por la aplicación de las normas internacionales. Bienvenidas NIIF.
La conclusión es que la responsabilidad de definir las políticas, entre
ellas las contables, es de la administración.
Diferencias o discrepancias cuando un
auditor, por ejemplo el revisor fiscal, no está de acuerdo con la información
presentada por la administración
En algunos casos el contador se convierte en un profesional “sumiso” y
pierde su independencia. Al respecto, existen las salvaguardas frente a las
diferencias planteadas por parte de la administración y que van en contravía de
la opinión del profesional contable.
En otros casos, existen organizaciones en las que la discrepancia o
inobservancia de algunos aspectos contables provocan o sugieren el retiro del
profesional. Este es un momento decisivo para el profesional contable porque
debe decidir si acepta la “sugerencia” de la entidad o, por el contrario, mantiene
la salvaguarda y su independencia profesional, así tenga que renunciar o dejar
el cargo. La decisión debería ser fácil, pero la situación personal y económica
de cada profesional no resulta sencilla. O se confirma la ética profesional o
se busca otro trabajo.
Por encima de todo, se debe mantener la independencia profesional. Por
ejemplo, en Canadá el gremio profesional protege y garantiza dichos
pronunciamientos de independencia.
Hay que tener claro que si el auditor o revisor fiscal encuentra alguna
diferencia y se la comunica a la administración, con la solicitud del ajuste
correspondiente, la entidad decide si ajusta o no dicha situación. Por lo
tanto, la opinión del profesional considerará dicha respuesta a su solicitud.
Las responsabilidades de un contador
público empleado versus aquel que presta el servicio de preparación de
información
En cuanto a la preparación de la información contable,
independientemente de la forma de contratar (empleado o outsorucing), la
responsabilidad sigue siendo la misma. La diferencia es la responsabilidad
civil que tiene el servicio externo de outsourcing frente a los servicios
contables como empleado que no la tiene.
Responsabilidad de los que orientan la
contabilidad a la fácil preparación de información tributaria
Al respecto, la Ley 1819 de 2016, mediante la cual se adoptó la reforma
tributaria estructural, diferencia en algunos aspectos la información contable
de la información para propósitos tributarios, pero en otros la integra. Es un
gran problema porque se requiere de una formación profesional detallada y
especializada.
Nuevamente se hace un llamado a los gremios y universidades para
fortalecer la formación profesional del contador en este tema particular, de
tal suerte que la información sea preparada en forma adecuada para cada
propósito.
Un contador para preparar información
contable
La gran conclusión de la sesión es que, hoy en día sí se requiere un
profesional idóneo para la preparación de la información contable o financiera.
Por lo menos, debe ser una persona que esté en un proceso de formación
profesional contable.
Tal vez se requiere en nuestra legislación una mayor diferencia para
detallar y precisar las responsabilidades de los profesionales o personas
(empleados o no) que preparan de aquellos que certifican la información
financiera.
Una referencia a esta situación, puede ser el caso de Canadá, en el que
algunas empresas preparan y presentan estados financieros por parte de
contadores CPA, mientras que otras empresas no necesariamente deben presentar
sus estados financieros con tal exigencia. Los contadores CPA son aquellos profesionales
certificados que cuentan con una amplia experiencia y formación profesional.
Fuente: https://incp.org.co/la-responsabilidad-los-preparadores-informacion-2/
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