Errores contables y fraudes.

 Concepto 523 de 2021

“Comedidamente solicito el favor de informarme sobre la forma correcta de contabilizar una partida y registrarla correctamente en el balance general para el cierre contable y presentarlo a la aprobación de la Honorable Asamblea, del siguiente asunto: En el Fondo de empleados del que estoy afiliado, se presenta un descuadre y se presume un posible faltante en caja el cual está en proceso de investigación a personas indeterminadas que hacen parte de la administración, sin que hasta la fecha se tenga identificado la persona o personas responsable del faltante. Tampoco se tiene claro si se trata de un descuadre por un mal asiento contable en el TNS y la transición de las NIIF, como lo asegura la funcionaria encargada de los asientos contables, o si se trata de una faltante de efectivo por abuso de confianza como tal.

Para hacer el cierre contable el valor lo llevan a DEUDORES COMERCIALES Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR, el saldo de esta cuenta está conformado por cartera de créditos de consumo socios, cartera por venta de bienes, anticipos y avances, cuentas a trabajadores y deudores varios: “Se refiere a los valores encontrados como diferencias contables, dineros faltantes y otro”. Este valor se encuentra a nombre de la Señora (Nombre de la gerente) como Representante Legal en el tiempo de los sucesos.

En la aprobación de estados financieros, en la asamblea anual, la Gerente dejó constancia de no estar de acuerdo con este punto, sin embargo, no fue tenido en cuenta y lo registraron como tal en Cámara de Comercio, también lo reportaron en el exógeno a la Dian y la Gerente aparece registrando una deuda contraída por ella que se refleja para la elaboración de la Declaración de Renta 2021 que la perjudican considerablemente, no obstante, no se haya establecido el responsable por parte de la Fiscalía General de la Nación, en donde se encuentra la denuncia.…””

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Este Consejo dio respuesta a una consulta similar en la consulta 2019-0540 y fecha de radicación 24- 05-2019 y en la cual se expuso lo siguiente:

“Con respecto a la pregunta del peticionario, los marcos técnicos normativos incorporados en los anexos 1, 2 y 3, del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, establecen las directrices contables que deben considerarse para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de transacciones y otros eventos o sucesos que se incorporan en los estados financieros de propósito general de una entidad.

Para el caso específico referido en su consulta, lo primero que debe hacer la entidad es determinar el marco de normas de contabilidad y de información financiera aplicado por ella, y de esta forma establecer los requerimientos de baja en cuenta, corrección de errores, o reconocimiento de provisiones o contingencias, que se aplicarían a la transacción que es descrita en su consulta.

En el caso de una entidad clasificada en el Grupo 1 deben revisarse lo establecido para la baja en cuentas de la NIIF 9, y lo establecido para la corrección de errores y provisiones y contingencias en la NIC 8 y NIC 37; tratándose de una entidad clasificada en el grupo 2 los criterios de baja en cuenta de la sección 11 y lo establecido en las secciones 10 y 21 de la NIIF para las Pymes.

Por ello, en el evento en que se haya generado un fraude con respecto al saldo de una cuenta por pagar, al identificarlo se debió haber reversado los registros mediante los cuales se dio de baja el saldo de la cuenta, reconociendo las provisiones y/o contingencias que resulten pertinentes. Esto es consecuencia de que un hecho posterior afecta los criterios de reconocimiento y baja que fueron aplicados en el momento en que el saldo de la cuenta fue dado de baja; así, en un período posterior no se generaría un doble pago, sino la cancelación de una cuenta para lo cual no se han cumplido los requisitos de baja en cuenta.

Al descubrirse un fraude, después de la emisión de los estados financieros, la Entidad debe aplicar los requerimientos de la NIC 10, que establece:
“Hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa que implican ajuste 8 Una entidad ajustará los importes reconocidos en sus estados financieros para reflejar la incidencia de los hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa que impliquen ajustes.

9 Los siguientes son ejemplos de hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa que implican ajuste que requieren que una entidad ajuste los importes reconocidos en sus estados financieros, o bien que reconozca partidas no reconocidas con anterioridad:

(…) (e) El descubrimiento de fraudes o errores que demuestren que los estados financieros eran incorrectos.”

Finalmente, le recomendamos revisar los criterios de baja en cuenta y unidad de cuenta que se incorporan en el nuevo marco conceptual de las NIIF plenas, los cuales aun cuando no han modificado los marcos técnicos emitidos, si son pertinentes para establecer que se han cumplido los requisitos de reconocimiento y baja en cuenta de una partida.”