Obligación de expedir factura electrónica de venta Contrato de Mandato Reembolso de gastos. Oficio 050 DIAN de 2021

 

OFICIO Nº 0050 21-01-2021 DIAN

Tema:

Factura electrónica de venta

Descriptores:

Obligación de expedir factura electrónica de venta

Contrato de Mandato

Reembolso de gastos

Fuentes formales:

Artículos 615 y 616-1 del Estatuto Tributario

Artículo 2142 del Código Civil

Artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016

Artículo 74 de la Resolución 000042 de 2020

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 4048 de 2008, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y cambiarias, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria consulta: “¿Está obligada la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P., a generar factura electrónica y presentar la misma ante la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., para el cobro de los gastos reembolsables, teniendo en cuenta que los servicios que se reconocen por dicho concepto son prestados por terceros proveedores de la misma en calidad de central de medios?”

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes: Respecto de la obligación de expedir factura, este Despacho mediante el oficio No. 004381 de marzo 02 de 2020, explicó que: “La obligación de emitir factura o documento equivalente opera para las operaciones de venta y prestación servicios, así lo disponen los artículos 615 y 616-1 del Estatuto Tributario”.

En este mismo sentido se precisa que la obligación de facturar y específicamente la expedición de la factura electrónica de venta es exigible a los sujetos obligados que no cuenten con documento equivalente y recae sobre todas las operaciones de venta o prestación de servicios efectuadas por ellos. Sobre este particular se remite el oficio No. 904645 de 2020 para mayor conocimiento.

Ahora, bajo un supuesto de reembolso de gastos, este no causa la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente, dado que dicho concepto no se origina en la venta de un bien o en la prestación de un servicio.

No obstante, se precisa que para que el contratante pueda soportar las deducciones por estos gastos y/o impuestos descontables según corresponda, los mismos deben estar debidamente soportados.

Respecto a la facturación en el contrato de mandato, el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 (sustituido por el Decreto 358 de 2020), estableció:

“Artiìculo (sic) 1.6.1.4.9. Facturación en mandato. En los contratos de mandato, las facturas de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario, si el mandatario adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, la factura y/o documentos equivalentes deberán ser expedidos a nombre del mandatario.

Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones y/o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe estar firmada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia. (…)”

En consecuencia, en los contratos de mandato se ha dispuesto que en todos los casos las facturas deberán ser expedidas por el mandatario y, si el mandatario adquiere bienes y servicios en cumplimiento del mandato (como se deduce en el supuesto objeto de consulta) la factura deberá ser expedida por el tercero proveedor a nombre del mandatario, siendo este último quien debe certificar el costo y/o descontable al mandante.

En este orden de ideas y respecto al reembolso de gastos en los contratos de mandato, esta Dependencia se pronunció con el oficio No. 100208221- 1075 de 2020, señalando:

“2. ¿Debe facturarse electrónicamente el recobro de gastos reembolsables en virtud de un contrato de mandato?

Al respecto, se informa que la normatividad vigente sobre la materia está comprendida por el artículo 1.6.1.4.9 del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 74 de la Resolución 000042 de 2020. Adicionalmente, se precisa que este Despacho con oficio No. 001753 de 2018, explicó sobre el particular lo siguiente:

“(…) las adquisiciones que haya efectuado el mandatario por el mandante están soportadas en facturas, que el mandatario debe identificar si corresponden a operaciones propias o del mandante y, las que corresponden a este serán el soporte para recuperar los gastos que efectúe el mandatario por el mandante. Nótese que se trata de la adquisición de bienes y/o servicios que fueron facturados, en su momento, por el respectivo proveedor, frente a las cuales el mandatario efectuó su pago, luego, en tanto correspondan al desarrollo del mandato, lo que el mismo pretende frente al mandante es su reembolso, caso en el cual no tiene lugar expedir una factura por este hecho”.” (Resaltado fuera de texto).

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el ícono de “Normatividad”–“Doctrina”–, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

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