REPORTES (VIII)

 Reportes

 Alcance de este capítulo

 8.1 El objetivo de este capítulo es establecer los conceptos generales y los criterios aplicables en la elaboración y divulgación de los reportes que debe suministrar el sistema contable a los principales grupos de interés con los que interactúa la organización.

 Objetivo de los reportes

 8.2 El propósito de los diferentes reportes que genera la organización es atender en forma adecuada la necesidad de los diferentes usuarios de los mismos.

 

8.3 La organización debe establecer mecanismos de comunicación que le permitan conocer las necesidades de información de sus diferentes grupos de interés y adecuar en concordancia los reportes que emite, en lo que resulte pertinente y de conformidad con el criterio beneficio/costo.

 

8.4 Este proceso implica determinar previamente cuáles son los principales grupos de interés con los que interactúa la organización, tanto a nivel interno como externo, y en lo posible tener un acercamiento con los mismos, para conocer cuáles son sus principales características, sus expectativas respecto a la organización, los datos que resultan importantes para ellos, la forma en la cual esperan recibir dichos datos y el lenguaje que resulta más apropiado utilizar de conformidad con su perfil, para que puedan comprender adecuadamente la información suministrada.

 Clases de reportes

 8.5 Teniendo en cuenta los principales usuarios, los reportes del Sistema Contable se pueden dividir en las siguientes categorías:

  

·         Reportes de propósito general: son los preparados para satisfacer las necesidades comunes a la generalidad de los usuarios.

  

·         Reportes de propósito especial: Son los que se preparan para satisfacer necesidades específicas de usuarios particulares Se caracterizan por tener una circulación limitada y por suministrar una información más detallada de una o más partidas u operaciones de acuerdo con los intereses del usuario.

 Reportes financieros de propósito general

 ·         Estados Financieros

 8.6 Son informes que utilizan las entidades para suministrar información, en una fecha o período determinado, acerca de la situación económica y financiera, y los cambios que experimenta la misma.

8.7 De conformidad con el periodo que cubren pueden ser de fin de ejercicio o de periodos intermedios. Teniendo en cuenta la entidad que informa, pueden ser individuales, separados o consolidados.

 

8.8 Todos los estados financieros de propósito general deben cumplir con los requisitos establecidos en el marco técnico normativo que resulte aplicable a la entidad que informa.

 

8.9 Los estados financieros se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración.

 

8.10 Los estados financieros se consideran autorizados para la publicación en la fecha de su formulación, independientemente de la fecha en la cual el órgano social competente los apruebe.

 

8.11 La aprobación de los estados financieros corresponde al máximo órgano social o al que haya sido designado para el efecto en los estatutos de la organización, a cuya consideración los administradores deberán presentar los estados financieros junto con sus notas o revelaciones al finalizar cada ejercicio contable.

 ·         Informe de Gestión

 8.12 El Informe de Gestión debe proporcionar información suficiente para que los usuarios del informe puedan contar con los elementos de juicio necesarios para adoptar sus decisiones respecto a la entidad que informa.

 

8.13 Si bien el contenido del documento dependerá de los hechos y circunstancias de la respectiva organización, el informe de gestión debe incluir como mínimo información relevante que sea útil para la comprensión de los siguientes aspectos:

 ·        La naturaleza del negocio.

·        Los objetivos de la administración y sus estrategias para alcanzar dichos objetivos.

·        Los recursos, riesgos y relaciones de la entidad más significativos.

        Los resultados de las operaciones y las perspectivas sobre los mismos.

 

·        Las medidas de rendimiento fundamentales e indicadores que la gerencia utiliza para evaluar el rendimiento de la entidad con respecto a los objetivos establecidos.

·        La existencia, operatividad y efectividad del Sistema de Control Interno.

 ·         Reporte de Información Relevante (para emisores de valores)

 8.14 Los emisores de valores deben informar al mercado acerca de cualquier situación relacionada con la organización o con los valores por ella emitidos que habría sido tenida en cuenta por un experto prudente y diligente al comprar, vender o conservar los títulos emitidos por la respectiva entidad o al momento de ejercer los derechos políticos inherentes a los mismos. Dicha información debe ser divulgada en los términos y condiciones establecidos por la autoridad competente.

Reportes financieros de propósito especial

 ·         Reportes Gerenciales o Administrativos

 8.15 Tienen como propósito suministrar a los administradores de la organización la información que requieren para tomar las decisiones necesarias para la marcha de sus operaciones, atendiendo sus necesidades y características específicas.

 ·         Reportes para entidades de supervisión

 8.16 Son aquellos que solicitan los organismos gubernamentales para el ejercicio de las funciones de inspección, vigilancia y/o control que les asignan las normas legales. Dichos reportes deben ser presentados de conformidad con los requisitos de forma, contenido, plazos y demás condiciones que establezca para cada tipo de informe la autoridad competente.

 ·         Otros Reportes de propósito especial

 8.17 Son los informes requeridos por otras autoridades, organizaciones y personas que tienen capacidad legal para solicitar reportes de carácter especial. Los referidos reportes deben ser presentados de conformidad con los requisitos que señale la entidad solicitante.

 Cualidades de la información contenida en los reportes

 8.18 Para que sea útil para los usuarios en su proceso de toma de decisiones, la información que divulguen las organizaciones debe ser relevante y representar fielmente los datos o situaciones sobre los que se presenta el respectivo reporte, maximizando las mencionadas cualidades en la medida de lo posible.

 

8.19 La relevancia hace referencia a la capacidad que tiene la información de influir en las decisiones tomadas por los usuarios, incluso si ellos eligen no aprovecharla o son ya conocedores de ella por otras fuentes.

 

8.20 La información es material o tiene importancia relativa si su omisión o expresión inadecuada puede influir en las decisiones que llevan a cabo los usuarios sobre la base de la información financiera de una entidad específica que informa.

 

8.21 La comparabilidad, verificabilidad, oportunidad y comprensibilidad son características cualitativas que mejoran la utilidad de la información que es relevante y está fielmente representada.

 Sistema de transmisión de información

 8.22 Las organizaciones deben identificar, analizar y seleccionar las herramientas de comunicación adecuadas y decidir cómo optimizar la distribución a los diferentes grupos de interés. En tal sentido, para el reporte de información las organizaciones deben utilizar los aplicativos y herramientas que resulten más adecuados a sus características y necesidades, considerando la relación beneficio / costo.

8.23 Adicionalmente, en forma periódica se debe evaluar la efectividad de los diferentes canales, teniendo en cuenta la retroalimentación que proporcionen los usuarios de los mismos, para mejorar la información mediante el aprovechamiento de las nuevas tecnologías de la información.

 

8.24 Teniendo en cuenta que es un lenguaje abierto, estándar, que no está basado en ningún producto o asociado a un proveedor en particular, así como el hecho de que fue desarrollado como un complemento de los estándares internacionales de información financiera, se recomienda la utilización del XBRL (acrónimo de eXtensible Business Reporting Language), especialmente para los preparadores de información de los Grupos 1 y 2.

 

8.25 Para facilitar el proceso, se sugiere que en los primeros años las autoridades de supervisión desarrollen y pongan a disposición de los preparadores de información los denominados “conversores”.

 

8.26 La pertinencia de la exigencia del XBRL para las empresas del Grupo 3 debe ser evaluada por cada entidad de supervisión, de acuerdo con la situación de las respectivas entidades.

 Medios para la divulgación de la información

 8.27 Además de la publicidad que debe darse a los estados financieros según lo dispuesto en el Código de Comercio, las entidades gubernamentales que ejercen funciones de inspección, vigilancia o control podrán exigir la divulgación de los estados financieros, sus notas e indicadores a través de algún medio adicional, incluyendo, cuando se considere pertinente, la información de periodos intermedios. Para el efecto, deberá tenerse en cuenta el interés público involucrado y la relación beneficio/costo de su divulgación, utilizando medios físicos o electrónicos que permitan el acceso fácil y oportuno a la información por parte de todos los interesados legítimos.

 

8.28 Dado que las notas o revelaciones forman parte integral de los estados financieros, siempre deben publicarse en forma conjunta con los mismos.

 Responsables de la información

 8.29 La preparación, presentación y certificación de la información contenida en los estados financieros es responsabilidad de la administración.

 

8.30 Para el efecto, debe demostrar compromiso con la calidad de los informes, incluyendo este aspecto entre sus objetivos estratégicos y estableciendo procesos de información eficaces, cuyo cumplimiento se garantice mediante un fuerte sistema de control interno.

 

8.31 La gerencia debe diseñar, implementar, mantener y monitorear los procesos de reporte de la organización e informar periódicamente a la junta directiva u órgano equivalente sobre el cumplimiento de los objetivos señalados.

 8.32 Se debe garantizar que la información suministrada por las diferentes fuentes de información sea analizada, verificada y reportada de manera comprensiva y consolidada, para tomar en cuenta las interdependencias y otros aspectos importantes, como prerrequisitos para poder suministrar información de alta calidad.

Ciclo de la información

 8.33 En forma resumida, el ciclo para el reporte de información incluye los pasos que se describen a continuación, cada uno de los cuales se debe ejecutar teniendo en cuenta tanto las características de la entidad que informa como de sus grupos de interés, así como la relación beneficio/costo:

  

·         Comprometer a los niveles más altos de la organización con el objetivo de suministrar información útil y efectiva.

  

·         Determinar los roles y responsabilidades de cada una de las áreas y personas de la organización involucradas en el proceso de generación de reportes.

·         Planear y controlar los procesos de información.

 ·        Involucrar en el proceso a los diferentes grupos de interés con los que interactúa la organización.

 

·         Definir el contenido de los reportes, de conformidad con las necesidades de los diferentes usuarios.

  

·         Alinear los sistemas de información con los procesos de reporte para los diferentes destinatarios.

  

·         Elegir los marcos de información que resulten más adecuados y determinar las normas aplicables, verificando que estén alineados con las necesidades de información de los principales grupos de interés.

 

·         Estructurar el proceso de generación de información y sus diferentes componentes.

 ·         Utilizar las herramientas que proporcionan las tecnologías de información, de conformidad con las características y recursos, tanto de la entidad que informa como de los usuarios de los reportes.

  

·         Analizar e interpretar los datos reportados, lo cual se facilita en la medida en que la información sea suficiente y esté redactada en un el lenguaje claro y sencillo.

  

·     Verificar la información, mediante los controles pertinentes, antes de proporcionarla a los interesados, tanto internos como externos. Esto reduce el riesgo de errores, omisiones o inexactitudes, con lo cual se aumenta la fiabilidad y aumenta la utilidad de la información.

  

·         Utilizar los servicios de los aseguradores de la información, quienes verifican las declaraciones realizadas por la administración.

·         Rendir cuentas de manera responsable y transparente.

·         Evaluar la eficiencia y eficacia del proceso de reporte de información.

·         Realizar los ajustes que resulten pertinentes.