LA CONTABILIDAD es un sistema de control de naturaleza económica que tiene como objetivo regular el tratamiento de la información económica, financiera y social que, en desarrollo del objeto social se generan en el entorno o al interior de la empresa o ente económico.
La contabilidad en su conjunto de elementos relacionados advierten tres grandes subsistemas como son el subsistema conceptual, el subsistema documental y el subsistema instrumental. Cada uno de estos a su vez está conformado por una serie de elementos con el objetivo de contribuir a que la contabilidad alcance su cometido u objetivo.
El subsistema conceptual hace referencia al conjunto de saberes teóricos formalizados y reconocidos por la práctica social y que sustenta los demás subsistemas. Ese conjunto de teorías ha conducido, en las diferentes épocas de la humanidad, a racionalizar un sistema de proposiciones que, en forma de postulados, axiomas y principios dotan de estructura, lógica, método y homogeneidad el ejercicio social de la contabilidad como sistema de control.
El subsistema conceptual lo constituyen los diferentes elementos teóricos que se integran al momento de la contabilidad iniciar el proceso, como tal son el reconocimiento de hechos y su medición (valoración y revelación) contable, la unidad, la base y los instrumentos de medición. El hecho económico (objeto de medición) que la contabilidad logra reconocer y convertir en transacción contable, es sometido a medición (valoración y revelación) haciendo uso de los instrumentos de medición como son la cuenta y el plan de cuentas previamente habiendo seleccionado la unidad de medición (monetaria, operacional, organizacional) y la base de medición (costo histórico y valor de mercado – razonable) a estos conceptos se le une el tipo de contabilidad a utilizar como puede ser la contabilidad por memoriales y por partidas, cada uno con sus requerimientos metodológicos y de información.
El subsistema documental contrario al conceptual, es concreto y por su carácter registral surge con el fin de superar las limitaciones de la memoria humana y la subjetividad de los individuos, hace referencia al conjunto de elementos físicos o virtuales que respaldan o evidencian la presencia de un intercambio de bienes o servicios dentro de la dinámica económica del mercado. Esos elementos físicos o virtuales con el tiempo han sido definidos como documentos capaces de recopilar información en forma de datos, números, símbolos, cifras y letras portando un mensaje comprensible acerca de la realización de un hecho económico, jurídico, social o natural.
Esos hechos constituyen un intercambio de bienes y servicios entre dos o más actores en un mercado y que genera a las partes indistintamente derechos y obligaciones, flujos de bienes y recursos que una vez son reconocidos por el subsistema conceptual se materializan en documentos para ser incorporados a la contabilidad
El subsistema documental se origina a partir de los documentos que dan cuenta de un hecho económico, como tal cumplen la misión de soporte al conservar y transmitir información que puede ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico. El documento puede ser físico o electrónico. Entre los documentos que soportan un hecho económico tenemos la factura, la salida de almacén, el contrato, la escritura pública; cada documento derivado de la práctica social o de regulaciones especiales tiene una serie de características y requisitos particulares que le diferencian y especializan como tal.
Por otro lado el subsistema instrumental hacer referencia a aquellos elementos que se interrelacionan entre si y que finalmente se ocupan de las actividades de teneduría o llevanza de los libros de contabilidad a partir de los documentos y del marco conceptual vigente. Este subsistema hace uso de la tecnología manual o de la electrónica para el procesamiento de la información que soportan los documentos. Como tal es un subsistema a cargo de los auxiliares contables e incluye las actividades de administración y custodia de los archivos propios del sistema documental en todas sus formas. Es en este subsistema donde surgen y se usan los documentos llamados propiamente contables que recopilan de manera sistemática, en el lenguaje de los asientos de contabilidad, las transacciones producidas por los hechos económicos. Se trata del comprobante de contabilidad que se constituye en el medio entre los soportes y los libros que acumulan las transacciones originadas por los hechos económicos.
Una vez establecido todo lo anterior se determina que el sistema documental está compuesto por los soportes, los comprobantes y los libros así como los informes de gestión y los estados financieros con sus notas, preparados y difundidos física o electrónicamente, capaz de satisfacer el principio de coherencia y garantizar en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación.
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