1. El registro de las transacciones es el proceso sistemático, con el objeto de suministrar información de una forma adecuada, ordenada y lógica, acerca del reconocimiento de los hechos que realiza un ente económico, permitiendo así, determinar la contabilidad de éste, de una forma controlada y buscando cumplir con las aseveraciones de los estados financieros, los cuales requieren que las transacciones sean reconocidas en el momento en el que ocurren, integras, exactas, fidedignas, entendibles y adecuadamente clasificadas, para garantizar un adecuado entendimiento y que permita soportar el razonable uso de la misma. Para que el proceso del registro de las transacciones sea exitoso, es necesario mantener permanentemente un adecuado ambiente de control, que permita asegurar la calidad e integridad de la información que allí es procesada.
Métodos de procesamiento
2. “Los métodos de procesamiento han sido fundamentales, para generar la base de almacenamiento de la información para el registro y reconocimiento de las transacciones, permitiendo entender los hechos y transacciones que deben procesar los entes económicos. Para asegurar el correcto procesamiento de la información, debe asegurarse un adecuado entorno de control interno que garantice la integridad de la información”.
a. Procesamiento manual
Consiste en el registro en libros de las operaciones celebradas por un ente económico, el cual recibe un reconocimiento legal que soporta su validez. Los libros más utilizados para este registro son: el libro de diario, libro mayor y libro de inventarios y balances. Los cuales registran respectivamente, las transacciones detalladas, el resumen del día y la posterior organización de los estados financieros a nivel de cuenta general.
b. Procesamiento electrónico
Nace de la necesidad de registrar sistemáticamente grandes cantidades de transacciones económicas y simplificar los procesos, donde el procesamiento manual, es demasiado pesado consumiendo tiempo y recursos.
El procesamiento electrónico puede ser ejecutado en un “Sistema Integrado o No Integrado”, el primero; comparte toda la información en una sola base de datos, y el “No Integrado” realiza la trasferencia de información por el resumen de movimientos en determinados lapsos de tiempo a otros módulos o aplicaciones. Ambos sistemas comparten los siguientes procesos: ingresos de datos, validación, actualización de registros y emisión de reportes.
i. Procesamiento en lote
Utilizado en tareas repetitivas sobre grandes grupos de información, sin el control o supervisión directa del usuario. Los programas que se ejecutan por lotes, actualizan la información en paquetes de datos, los cuales son subidos al sistema periódicamente, suelen especificar su funcionamiento mediante scripts o guiones (procedimientos), en los que se indica qué se quiere ejecutar y qué tipo de recursos va a necesitar. Este fue el primer método de procesamiento informático que existió.
ii. Procesamiento interactivo
Actualiza la información de forma inmediata en los archivos de datos, también conocido como “en tiempo real”. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) se han convertido en las fuentes de información de las organizaciones y está asociada a las prácticas del negocio tanto de los aspectos operativos como productivos de la organización, los cuales correctamente parametrizados alimentan la contabilidad. Los ERP poseen una base de datos centralizada la cual interactúa con módulos integrados al sistema, donde las operaciones del negocio pueden ser configuradas de acuerdo a las necesidades de la organización.
iii. Controles Generales
El aseguramiento de la calidad de la información, requiere mantener un adecuado ambiente de control alrededor de los procesos y sistemas de la organización (infraestructura), sustentado con políticas y procedimientos. Los controles se pueden agrupar en:
Controles en el centro de datos: Ejecutados en el lugar donde reside el sistema principal, incluye el mantenimiento de condiciones adecuadas a los sistemas y equipos, como suministro de energía, manejo de la temperatura, detectores de humo y aspersores, protección de riesgo de fluidos, ejecución de procedimientos de respaldo y recuperación de información, planeación de contingencias o recuperación de desastres, entre otros.
Controles al software del sistema: Permite y limita las acciones que los usuarios pueden realizar en el sistema, ya que en este habitan las bases de datos, los procesos y transacciones del negocio incluyendo el manejo del efectivo y demás operaciones. También incluye los controles que deben ejecutarse para asegurar la adecuada interacción entre el ERP y los diferentes módulos con los que éste interactúa, los cuales están basados en el monitoreo de reportes, que presentan las inconsistencias que se puedan presentar entre la entrada y salida de datos entre sí y las correcciones que se requieran ejecutar.
Controles de acceso físico: Previenen el uso inapropiado y no autorizado del sistema. Algunas órdenes y comandos, solo pueden ser ejecutados desde el servidor principal. Algunos ejemplos son: puertas de seguridad, tarjetas de acceso o equipos biométricos.
Controles de desarrollo y mantenimiento del sistema: Ayudan a minimizar errores ejecutados en la creación e implementación de nuevas aplicaciones, correcciones a las existentes y la apropiada ejecución de los mantenimientos de información y hardware. Se realizan con base en los flujos de información, incluye requerimientos de documentación, aprobaciones, puntos de chequeo, entre otros.
iv. Controles de aplicación
Hacen parte de las aplicaciones y permiten limitar los accesos y prevenir el uso indebido de estas, permiten asegurar el adecuado y completo registro de las transacciones, soporta la validez e integridad de la información y los adecuados flujos de operación.
Planes de cuentas
3. El plan de cuentas de una entidad es el ordenamiento metódico de todas las cuentas de las que se sirve el sistema contable para alcanzar sus fines: lograr la información patrimonial necesaria para la toma de decisiones, reflejando los efectos de los hechos económicos y operaciones que afectan a la entidad.
El plan de cuentas tiene como finalidades:
- Facilitar el logro de los objetivos de la contabilidad general, en cuanto a:
a) suministrar informaciones útiles para la toma de decisiones económicas.
b) permitir un mejor control de la información
- Facilitar la imputación contable de los registros
Características que debe reunir un plan de cuentas:
- Sistematicidad en el ordenamiento, lo que implica la elección previa de un criterio para su organización;
- Flexibilidad suficiente para permitir la incorporación de nuevas cuentas, necesarias para el registro de operaciones o transacciones nuevas dentro de la vida económica de la entidad;
- Homogeneidad en los agrupamientos practicados, condición necesaria para facilitar la preparación de los informes contables;
- Claridad en la terminología utilizada, para evitar la realización de imputaciones erróneas.
Cada entidad preparará su propio plan de cuentas, el cual estará estructurado atendiendo los principios contables que enmarcan las disposiciones legales.
Teniendo en cuenta que el sistema XBRL (acrónimo de eXtensible Business Reporting Language) es un lenguaje abierto, estándar, que fue desarrollado como un complemento de los estándares internacionales de información financiera, se recomienda su utilización en la preparación de los estados financieros, especialmente para los preparadores de información de los Grupos 1 y 2. Para cumplir con este propósito, las entidades que pertenecen a dichos grupos, prepararán la información contable de manera que puedan transferirla a través de un convertidor desde las cuentas propias definidas, hacia los correspondientes rubros establecidos en la taxonomía IFRS del sistema XBRL
Al usar el convertidor se deben garantizar la trazabilidad de la información, su precisión, coherencia y oportunidad, reflejando fielmente las operaciones efectuadas mediante su sistema contable. El convertidor será tan flexible que permita adicionar, eliminar o modificar rubros, acorde con las necesidades de presentación de nueva información. Se debe asegurar el adecuado uso y entendimiento del convertidor, para lo cual se dispondrá de la correspondiente documentación, debidamente actualizada, de conversión para cada rubro, su mapa contable, y se mantendrá a disposición de los entes de supervisión y control internos y externos.
Para el reporte de información requerida por los entes de vigilancia y control, y cuyo nivel de detalle solicitado sea mayor al nivel que existe bajo el sistema XBRL cada entidad establecerá los mecanismos y sistemas de generación de reportes de información que le sean más eficientes y reflejen fielmente los datos o situaciones asociados al respectivo reporte. En todo caso, las entidades establecerán los debidos controles garantizando la oportunidad, consistencia y veracidad de la información presentada.
Formas y usos de los libros de contabilidad
4. Los libros de contabilidad deben conformarse y diligenciarse en tal forma que se garantice la autenticidad e integridad de cada libro.
Se permite escoger la opción que más se ajuste a cada entidad para llevar sus registros contables, utilizando diseños y procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. 1
La captura de información contable se puede realizar de forma manual o electrónica.
· La captura manual es de aplicación de las pequeñas y medianas empresas; requieren de la participación de personal y equipo para poder efectuar el proceso de la manera más eficaz y eficiente posible.
· La captura electrónica permite hacer más eficientes y limpios los procesos, reduce los costos de operación, se incrementa la calidad de los datos ingresados a los sistemas, así como los tiempos de proceso. El que la captura y el procesamiento de la información se realice electrónicamente, permite que a través de ciertas características uniformes establecidas por parámetros debidamente controlados en los sistemas, se agrupen transacciones para su registro contable, actualización de saldos de cuentas y preparación de estados financieros.
Si por el tamaño de las compañías o por el cumplimiento de normas fiscales u otras similares deban llevarse libros específicos, cumplirán los criterios generales de los principales libros de contabilidad aquí expresados:
Libros de contabilidad más usados
· 4.1 El libro diario: Es el registro contable cronológico, donde se anotan las transacciones y en el cual cada operación se contabiliza en su totalidad; debe mostrar fielmente el movimiento diario de todas las transacciones realizadas por la entidad. Tiene el carácter de principal y obligatorio al que se refiere el código de comercio.2
Los asientos que se realicen en este libro deben estar soportados con los documentos que los justifiquen. (Ver: IV. Elementos del proceso contable)
· El libro mayor: Recoge por cuenta o rubro el resumen de la información registrada previamente en el libro diario. Es el registro contable necesario, aunque no sea obligatorio por ley, donde se anotan los movimientos de aumentos y disminuciones que se producen en cada una de las cuentas, obteniendo así sus respectivos saldos.
Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período siguiente
· Libro de Inventario de Balance: Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios.3
Al iniciar las actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, toda entidad elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.
· Libro fiscal de registro de operaciones: Son libros con fines fiscales exclusivo de las entidades que comercialicen bienes o presten servicios gravados, que pertenezcan al régimen simplificado. En dicho libro se debe identificar el contribuyente registrando en forma diaria, de manera global o discriminada, las operaciones realizadas por cada establecimiento, debiendo estar debidamente foliado.
No reemplaza los libros de contabilidad a los que está obligado todo comerciante.
· Libros auxiliares: Sirven de soporte para conocer las transacciones individuales. El número de libros auxiliares es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad
Las entidades cuya actividad sea el comercio, deberán llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías, con el fin de mantener control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos.
· Libro de accionistas y similares: Por medios manuales o electrónicos, se llevará el registro de los accionistas, lo que permitirá el control del rubro de capital o aporte social de cada entidad.
· Libro de Balance: Muestra la situación financiera de la entidad, proporcionando información sobre los activos, pasivos y el valor neto patrimonial de la empresa en una fecha determinada.
Balance de prueba
5. Uno de los principales objetivos del Sistema Contable es suministrar información que sea útil para la toma de decisiones de los diferentes grupos de usuarios con los cuales interactúa la organización. Por tal razón, el sistema contable debe proporcionar informes que atiendan las necesidades de los mismos, en términos de normas aplicables, forma, contenido y periodicidad, entre otras.
Los estados financieros deberán presentar razonablemente la situación financiera de la empresa, por lo tanto, para que se logre una presentación fidedigna de los efectos de las transacciones, así como de otros sucesos y condiciones, de acuerdo con las definiciones y los criterios de reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos, es necesario contar con soportes válidos que permitan realizar verificaciones y pruebas de los valores contenidos en los estados financieros presentados por las organizaciones.
El Balance de Prueba permite verificar o probar que la sumatoria de los saldos débitos de las cuentas de activo, costos y gastos sea exactamente igual a la sumatoria de los saldos créditos de las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos en un período determinado. Este informe se prepara previo a los asientos de cierre, al Balance General y al Estado de Resultados y no forma parte de los estados financieros básicos.
El Balance de Prueba no constituye un informe obligatorio para las entidades que deben llevar su contabilidad en debida forma; sin embargo, hace parte de los informes que soportan las cifras que integran los estados financieros, puesto que la información que contiene es la base sobre la que se preparan los mismos. Es por esto que en el momento de su emisión se deben realizar las verificaciones pertinentes por parte del responsable en la preparación de los estados financieros, validando entre otros aspectos, la naturaleza de las cuentas, variaciones inusuales de saldos, necesidades de reclasificaciones o ajustes o registros pendientes por afectar la contabilidad. Una vez realizado cualquier tipo de ajuste contable, debe generarse un nuevo balance de prueba, que contenga los cambios surgidos y que sea la base sobre la que se preparan los estados financieros.
Las empresas deben contar con mecanismos que les permitan la emisión de balances de prueba mínimo para aquellos períodos en que deben reportar información a los diferentes entes de vigilancia y control.
Outsourcing contable
6. Mediante el outsourcing contable una empresa, negocio o establecimiento de comercio transfiere una función o servicio contable que le es propio a un tercero o proveedor. El objetivo fundamental del servicio de outsourcing contable es que las empresas se dediquen a realizar las actividades que representan ventaja competitiva para su negocio, es decir a las estrategias propias del mismo con el fin de obtener mayor eficiencia operacional y mayor rentabilidad; mientras un tercero se encarga de la elaboración de la contabilidad, emisión de los estados financieros, registros auxiliares y demás reportes, que puede incluir adicionalmente el cumplimiento de obligaciones tributarias.
La tercerización de estos procesos relacionados con el área contable requiere del diseño y ejecución de actividades de monitoreo por parte de la empresa para asegurar lo adecuado de su proceso contable.
Cuando se contrata un outsorcing contable se deben tener presente las siguientes instrucciones, con el fin de asegurar que los estados financieros, declaraciones tributarias y demás información cumplen con las cualidades exigidas por la normatividad:
a. Con respecto al proceso se debe asegurar que las actividades sean desarrolladas mediante procesos estructurados y controlados con herramientas tecnológicas.
b. La existencia de indicadores de gestión que permitan a la compañía evaluar si la operación se realiza con estándares de alta calidad.
c. En el recurso humano, se debe asegurar que la Compañía prestadora del servicio cuenta con profesionales expertos, existe una capacitación permanente y perfiles especializados y amplio conocimiento de la normatividad aplicable a la empresa.
d. Con respecto a la estructura, validar que la Compañía prestadora del servicio tiene la capacidad para atender las necesidades de diferentes subprocesos y tipos de industrias.
e. En tecnología, debe contar con un software acorde con el tamaño y negocio desarrollado por la Compañía.
Existen temas que por ser de alto impacto deben ser incluidos dentro del contrato, tales como:
a. La responsabilidad con la información entregada con respecto a los métodos de custodia y conservación.
b. Debe pactarse contractualmente que cuando la Compañía lo considere conveniente, se tendrá acceso a realizar auditorías.
c. Deben plantearse los plazos para la entrega de la información, presentación de declaraciones y custodia de soportes
d. Clausula independiente con el manejo de la confidencialidad de la información.
e. Que la Compañía prestadora del servicio garantice la capacitación permanente de la normatividad aplicable a la industria y al proceso contable y financiero.
Quien entrega información financiera en outsourcing, debe evaluar la efectividad del diseño y operación del control interno relacionado con la información financiera que la compañía presenta al mercado. Cuando se trate de empresas que participan en el mercado público de valores, deben contar con la opinión de un auditor sobre el diseño e implementación de los controles internos de la organización de servicios y sobre la efectividad de dichos controles.
Quienes manejen la contabilidad con la figura de outsourcing, deben garantizar seguimiento y control sobre aspectos tales como:
a. Las transacciones de la compañía atendidas por la organización de servicios que resultan significativas en los estados financieros de la compañía usuaria del servicio.
b. Los procedimientos, ambos manuales y automáticos, a partir de los cuales las transacciones de la compañía son iniciadas, registradas, procesadas e informadas.
c. Los registros contables, electrónicos o manuales, información de soporte, y cuentas específicas de los estados financieros de la compañía involucrados en la iniciación, registro, procesamiento, e información de las transacciones de la compañía.
d. Los sistemas de información que capturan eventos y condiciones que resultan significativos para los estados financieros.
e. El proceso de reporte financiero utilizado para preparar los estados financieros de la compañía, incluyendo las estimaciones contables y revelaciones significativas.
El outsourcing contable debe definirse a través de un contrato de prestación de servicios, que debe contemplar entre otros los siguientes elementos:
a. La definición de actividades que permanecen en la empresa y las que se entregan en outsourcing.
b. La definición de los servicios y condiciones en las que se van a materializar las actividades contratadas.
c. La definición clara de los niveles de clientes internos y sus diferentes necesidades.
d. La definición clara de responsabilidades con el fin de que éstas no queden diluidas.
e. El establecimiento del proceso de seguimiento y control que se realizará durante la prestación del servicio. Definir qué informes se deben preparar y con qué periodicidad, qué información debe contener, etc.
f. El acceso a la información interna que se concederá al proveedor.
g. El establecimiento de un proceso de resolución de conflictos.
h. La designación de canales de comunicación e interlocutores en ambas organizaciones.
i. Cláusulas de sanciones y terminación del contrato.
Consolidación de estados financieros
7. Son estados financieros consolidados aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y en la situación financiera y los flujos de efectivo de un ente económico controlador y los entes económicos controlados como si fuesen los de una sola empresa, reflejando en un solo estado los cambios que han tenido y la situación financiera a la fecha de corte para su preparación, de los activos, pasivos, el patrimonio, los ingresos, costos y gastos y el flujo de efectivo, de la controladora y sus controladas.
Documentación de la obligación de consolidar estados financieros
7.1 Los entes económicos que tengan inversiones participativas deberán elaborar periódicamente un estudio para determinar su obligación o no de consolidar sus estados financieros con dichas participadas, debiendo liderar dicho proceso aquella empresa que tenga la connotación de controladora. Este análisis del control se debe hacer como mínimo anualmente o en menor tiempo, si existe evidencia objetiva de cambios que afecten el ejercicio del control.
Además de analizar el control y con el fin de determinar la obligatoriedad de preparar estados financieros consolidados, se debe verificar:
· Si la empresa ha emitido instrumentos de deuda o de patrimonio que se negocien en un mercado público nacional o extranjero
· Si los estados financieros de la empresa están registrados o en proceso de hacerlo en una comisión de valores u otro organismo regulador, con el fin de emitir algún tipo de instrumento en un mercado público
· Siendo controladora, es a su vez subsidiaria total o parcial de otra empresa y los demás inversionistas, incluyendo los titulares de acciones sin derecho a voto, no han sido informados de que esta controladora no presentará estados financieros consolidados o habiendo sido informados han objetado esta decisión.
Igualmente, se deben documentar los elementos inherentes a subordinadas (control), negocio conjunto (control conjunto) o asociada (influencia significativa), acuerdo contractual, todo aquello que sustenta tal carácter de controladora o no. El documento así estructurado es un anexo a los estados financieros consolidados y debe ser actualizado para cada oportunidad en la que se expidan.
Aspectos a considerar en caso de grupos empresariales
7.2. Ante la existencia de un grupo o pluralidad de empresas que tienen vínculo de subordinación, dirección y orientación a un mismo propósito u objetivos determinados por una de ellas denominada matriz o controlante, pero que de manera individual cada empresa del grupo desarrolla su objeto social o actividad, es menester que se preparen estados financieros individuales, pero que como grupo también se preparen estados financieros consolidados, para lo cual, dentro de la dirección centralizada en la matriz, se deben definir e implementar:
· Herramientas mediante las cuales se permita realizar el proceso de consolidación de estados financieros, que facilite, además de la construcción de estados financieros consolidados del grupo, garantizando la trazabilidad de las transacciones del estado consolidado y la obtención de información por segmentos de negocio.
· Procesos y procedimientos para preparar y actualizar el inventario completo de inversiones y clasificar éstas en subsidiarias, asociadas, negocios conjuntos o activos financieros, con el fin de determinar el perímetro de consolidación y su actualización periódica.
· Aplicación homogénea de prácticas contables. En el caso de que se aplique una práctica contable diferente, deberán realizar ajustes de homologación para efectos de reportar la información financiera a la empresa controlante para efectos de la preparación de un solo estado financiero del grupo.
· Procedimientos para identificar e informar a su matriz por subgrupo y a la principal o controlante del grupo, los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos, gastos y flujos de efectivo intragrupo relacionados con transacciones entre las mismas empresas del grupo para que puedan ser eliminados en el proceso de consolidación.
Proceso de consolidación de Estados Financieros
7.3 Para efectos de asegurar un buen proceso de consolidación de los estados financieros, se debe definir e implantar en cada una de las empresas que reportan para efectos de consolidación:
· Políticas y prácticas corporativas
Documentar las políticas y prácticas contables corporativas aprobadas por la controlante y de aplicación por cada una de las empresas que conforman el grupo, que aseguren unas bases homologadas para facilitar la consolidación de la información financiera.
· Plan de cuentas
Establecer criterios de homologación en las cuentas contables a utilizar para el reporte financiero, con descripciones y procedimientos de actualización.
· Manejo de las operaciones entre empresas
Definir reglas para el reconocimiento y conciliación de operaciones realizadas entre entidades del grupo, saldos en los estados financieros de las subsidiarias, utilidades no realizadas por operaciones con asociadas o negocios conjuntos, y la forma como opera la eliminación de las operaciones recíprocas, dado que debe revertirse en el consolidado el efecto contable que individualmente se había originado en cada una de las empresas relacionadas en las transacciones
· Conversión de estados financieros en moneda extranjera
Para aquellos grupos que tienen empresas en el exterior, que manejan sus estados financieros en una moneda diferente al peso colombiano, definir un procedimiento para convertir sus diferentes monedas a los largo del proceso de consolidación, subgrupos, hasta obtener los estados financieros individuales en la moneda de presentación.
Este procedimiento debe contener la forma de generar el ajuste por conversión, el cual hace parte del patrimonio – otro resultado integral de la empresa controlante o matriz principal. Se debe describir el procedimiento de conversión que se utilizará para llegar a la moneda de presentación de la controlante y las tasas que se utilizan para los valores que se afectan.
Modelo de reporte financiero
7.4 Con el fin de estructurar y facilitar el proceso de consolidación de manera estandarizada se debe definir un modelo de reporte financiero para:
· Estructurar y facilitar la consolidación de información de manera estandarizada.
· Asegurar que se están generando todos los informes necesarios para NIIF
· Asegurar que se está reportando la información suficiente para la consolidación y el reporte, a la matriz
· Asistir en la preparación de los estados financieros bajo NIIF con sus respectivas notas
· Alinear el reporte de las empresas del grupo, con los estándares contables aplicables y definidos para el grupo
· Capturar la información necesaria para los reportes y las respectivas notas según las NIIF
Procedimiento de corrección de errores
8. Los estados financieros que contienen errores (aritméticos, errores en la aplicación de políticas contables, la inadvertencia o mala interpretación de hechos, así como los fraudes), que sean materiales o inmateriales, deberán ser corregidos como si el error no se hubiera cometido nunca.
La información financiera reportada debe ser fiable. Para esto es necesario que esté libre de errores materiales y de sesgos para que los usuarios de la información financiera puedan confiar.
Corrección de errores de ocurridos en el período contable vigente
8.1 En caso de detectar errores cometidos en el período contable corriente, estos deben ser corregidos ajustando directamente la información como si no se hubiese cometido el error. Se deberá modificar la información incorrecta desde la fuente misma y hacer todos los ajustes necesarios en las cuentas o saldos que se afectaron con el error.
Los errores materiales e inmateriales que se detecten y correspondan al mismo período contable, deberán ser corregidos inmediatamente se detectan y en todo caso antes de que los estados financieros sean autorizados para su publicación
Corrección de Errores de períodos anteriores
8.2 En el momento en que se descubre un error material en los estados financieros de períodos anteriores, se deberán realizar las correcciones necesarias de forma retroactiva, re-expresando la información comparativa más antigua que se presente de los estados financieros donde se cometió el error.
Cuando sea impracticable determinar el efecto del error para cada periodo específico para el que se presenta información, pero se conoce el efecto acumulado, se deberá ajustar la información, re-expresando los saldos del periodo más antiguo para el que la re-expresión retroactiva sea practicable (al final podría ser el propio periodo corriente).
Si es impracticable determinar el efecto acumulado de un error, al inicio del periodo corriente se deberá re-expresar la información corrigiendo el error de forma prospectiva desde la fecha más antigua (del periodo corriente) en que sea practicable hacerlo, por lo tanto, se ignorará la porción del ajuste acumulado de activos, pasivos y patrimonio surgidos antes de esa fecha.
No deberá incluirse en el resultado del periodo en el que se descubra el error, el efecto de la corrección de un error de periodos anteriores.
Identificación de errores
8.2.1 La empresa deberá identificar todos los errores que pueden surgir, relacionados con el reconocimiento, medición, presentación o revelación de los elementos contenidos en los estados financieros y deberá establecer controles que minimicen la probabilidad de error.
Cuando la corrección de un error debe contabilizarse de forma retroactiva, se deberá dejar ver el efecto en el período o en cada período en el que ocurrió, salvo que fuera impracticable determinar los efectos retroactivos en cada período específico o el efecto acumulado. El procedimiento a seguir sería:
· Reexpresar o ajustar el valor en libros inicial de los activos, pasivos y patrimonio al comienzo del primer periodo presentado, si el error ocurrió con anterioridad al periodo más antiguo para el que se presenta la información.
· Contabilizar el efecto neto de la reexpresión del valor en libros de los activos, pasivos y patrimonio al comienzo del primer periodo presentado, afectando las ganancias retenidas (u otro componente del patrimonio si es aplicable).
· Reexpresar o ajustar el valor de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos en los estados financieros para cada periodo presentado, en los que se originó el error. Es ajustar la información a valores como si el error no se hubiera presentado.
Información a revelar sobre errores de periodos anteriores
8.2.2 En los estados financieros del periodo en que se identifique un error material de periodos anteriores, se debe incluir la siguiente información:
· La naturaleza del error del periodo anterior.
· El valor del ajuste para el periodo actual y para cada periodo anterior presentado, en la medida en que sea practicable, para:
- Cada partida de los estados financieros que se vea afectada (incluye las partidas del Estado de Situación Financiera, Estado del Resultado Integral, Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio y las notas a los estados financieros)
- El efecto en la cifra de ganancias por título patrimonial.
El valor del ajuste al principio del periodo anterior más antiguo sobre el que se presente información.
· Si es impracticable la reexpresión retroactiva, las circunstancias que originan la impracticabilidad de la reexpresión retroactiva, así como una descripción de cómo y desde cuando se ha corregido el error.
Criterio de impracticabilidad
8.3 Este criterio permite exenciones específicas para llevar a cabo los requerimientos de aplicación retroactiva de errores y lineamientos contables.
Se aplicaría este criterio de impracticabilidad cuando se trate de alguna de las siguientes situaciones, siempre que se hayan agotado todos los esfuerzos posibles para evitarla y se deberán considerar todos los hechos y circunstancias para soportar dicha conclusión:
· Después de realizar un esfuerzo razonable por parte de la empresa, ésta justifica que no puede aplicar el procedimiento de la forma exigida. Casos como:
- Los datos no fueron obtenidos, ni es posible obtener para el periodo actual y/o los periodos anteriores, para cumplir con el requerimiento y el levantamiento o reconstrucción de éstos requiere de un esfuerzo desproporcionado en comparación con el beneficio de proporcionar la información obtenida.
- El nivel de detalle de la información financiera es reducido dado que los datos fueron migrados de un sistema de información a otro en un periodo anterior y la forma en que éstos fueron migrados.
- Los datos base existen y fueron almacenados pero éstos requieren de cálculos adicionales significativos que demandan un esfuerzo operativo desproporcionado en comparación con el beneficio de la información que proporcionar obtenida.
· Se requiere realizar suposiciones sobre la intención de la administración en periodos anteriores y no es posible realizarlas de forma objetiva.
· Se requiere realizar estimaciones significativas y no es posible distinguir objetivamente la información que:
- Suministra evidencia de las circunstancias existentes en la fecha o fechas en la que la transacción, otro suceso o condición ocurrió y,
- Hubiera estado disponible cuando los estados financieros de los periodos anteriores fueron preparados.
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