Las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, deberán asegurar la conservación de la información contable de tal modo que pueda ser consultada y verificada en cualquier momento, para lo cual dispondrán de los medios necesarios para dicha conservación.
La conservación de los libros de contabilidad y de los documentos contables, independientemente de la forma en que sean llevados, deberá satisfacer como mínimo los siguientes requisitos:
· Inalterabilidad de la información
· Integridad de la información
· Seguridad de la información
· Reproducción y consulta en cualquier momento
Cuando en los libros y/o documentos contables se evidencie un deterioro físico tal que su estado de conservación no permita el acceso directo, los responsables suministrarán la información contenida en estos por medio de un sistema de reproducción que no afecte la conservación del libro o documento, debiendo asegurar su autenticidad.
i. Medios de conservación
Las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad relacionados con sus operaciones, bajo los siguientes medios:
· Archivo físico: Corresponde a la organización física de los libros de contabilidad, mediante procedimientos de archivo de reconocido valor técnico que garanticen su autenticidad y perdurabilidad.
· Medios tecnológicos: Se podrán incorporar tecnologías de avanzada, en la administración y conservación de los libros de contabilidad, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, que asegure su reproducción y consulta. (Ley General de Archivo)
ii. Tiempo de conservación
Los libros de contabilidad deberán conservarse durante diez (10) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. En todo caso deberá garantizarse su reproducción por cualquier medio de reconocido valor técnico y contable. El liquidador de una entidad debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
b. Libros electrónicos
Es toda aquella representación en forma electrónica de los libros de contabilidad, los cuales han sido preparados, transmitidos y conservados por medio de tecnologías y sistemas de información y comunicación. Estos libros de contabilidad emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, inalterabilidad, integridad, seguridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por la Ley.
i. Medios de conservación
Los libros electrónicos de contabilidad deberán estar en capacidad de brindar similares o superiores niveles de seguridad que los libros físicos, así como un alto grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificación del origen y el contenido de los datos.
Se podrán incorporar diversas tecnologías y sistemas de información y comunicación para la conservación de los libros electrónicos de contabilidad, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, que asegure su reproducción y consulta, satisfaciendo los siguientes requisitos:
· Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
· Que la información sea conservada en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
· Que se conserve, de haber alguna, toda la información que permita determinar el origen, el destino de los datos, la fecha y la hora en que fueron enviados o recibidos los mensajes o producidos los documentos.
ii. Tiempo de conservación
Los libros de contabilidad deberán conservarse durante diez (10) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. En todo caso deberá garantizarse su reproducción por cualquier medio de reconocido valor técnico y contable. El liquidador de una entidad debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
c. Documentos contables
Dentro de los documentos contables, encontramos los soportes internos o externos, los comprobantes contables, los libros contables y los reportes contables, los cuales pueden ser preparados manual o electrónicamente. Adquieren esta misma denominación las bases de datos y archivos electrónicos que hagan parte integral de la contabilidad del ente económico.
Las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad, deberán asegurar la conservación de los soportes, comprobantes, bases de datos, archivos electrónicos y reportes contables que han sido divulgados, por el mismo término fijado para los libros de contabilidad; de tal modo que puedan ser consultados y verificados en cualquier momento, para lo cual dispondrán de los medios físicos y electrónicos necesarios para dicha conservación.
La conservación de los documentos contables, independientemente de la forma en que sean llevados, deberán satisfacer como mínimo los requisitos de autenticidad, Inalterabilidad, integridad, seguridad, reproducción, consulta y verificación.
Cuando en los documentos contables se evidencie un deterioro físico tal que su estado de conservación no permita el acceso directo, los responsables suministrarán la información contenida en estos por medio de un sistema de reproducción que no afecte la conservación del libro o documento, debiendo asegurar su autenticidad.
Las personas naturales o jurídicas obligadas a llevar contabilidad deberán de manera continua y permanente mantener una copia de seguridad, copia de respaldo o backup (por su nombre en inglés) de la información contable original, bajo tecnologías de la información e informática que garanticen un medio de recuperarlos en caso de su pérdida o daño.
2. Pérdida y reconstrucción
Cuando la persona natural o jurídica obligada a llevar contabilidad evidencie la pérdida, extravío o destrucción de los libros de contabilidad y documentos contables, de manera inmediata deberá poner en conocimiento de las autoridades correspondientes tales hechos.
Cuando se haga necesario reconstruir los registros en los libros de contabilidad, la persona natural o jurídica contará con un término de seis (6) meses, contados a partir de la fecha en que se tuvo conocimiento de su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los soportes contables, los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes. En caso que no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, la persona natural o jurídica obligada a llevar libros de contabilidad debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.
Se pueden reemplazar los documentos contables extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. Se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.
3. Destinación final
Una vez vencido el término dispuesto para la conservación de los libros de contabilidad y documentos contables, la persona natural o jurídica obligada a llevar contabilidad, podrá destruir estos elementos, siempre que se haya asegurado su reproducción y consulta por cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático.
Aquellos libros de contabilidad o documentos contables que contengan información relevante para la continuidad del negocio en marcha, o que por mandato de autoridad competente así lo disponga por su validez jurídica, administrativa, fiscal o contable; no podrán ser destruidos hasta tanto sean superadas tales restricciones.
De tales destrucciones se deberá dejar constancia, en la que se especifique detalladamente los elementos eliminados, su contenido, así como información sobre la ubicación de su respaldo para posterior reproducción o consulta.
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