En desarrollo de su objeto social los entes económicos realizan innumerables actividades de intercambio de bienes y servicios que constituyen los hechos económicos objeto de atención de la contabilidad como sistema de control. Surge de esta manera el ciclo contable o secuencia de etapas que atraviesa un suceso de características periódicas como son las que se dan en la vida económica de las empresas u organizaciones.
En la contabilidad como sistema se dan unas entradas tipificadas en los hechos económicos que se materializan en soportes físicos o electrónicos. Estos hechos ingresan al sistema y son objeto de transformación empezando por el reconocimiento y culminando con los informes de gestión y los estados financieros. Esa transformación y producción de nueva información se da gracias al proceso contable que la práctica social ha ido identificando a lo largo de la historia económica.
Las etapas contables que se conjugan desde el momento en que una empresa empieza a operar en la sociedad económica son: 1. Reconocimiento, 2. Clasificación, 3. Documentación, 4. Medición (valoración y revelación), 5. Registro, 6. Reportes e informes.
· Reconocimiento: Esta fase del proceso contable consiste en una serie de actividades orientadas a re-conocer como un hecho económico susceptible de tipificar como una transacción contable un fenómeno económico-social o un flujo de recursos producto de las relaciones de intercambio entre los agentes que integran el mercado. El reconocimiento opera sobre el hecho realizado el cual se materializa mediante un soporte llamado documento que puede ser físico o electrónico.
Una actividad propia de la fase de Reconocimiento tiene que ver con la verificación sobre el hecho económico realizado de unos requisitos esenciales a saber: Se requiere que corresponda a una de las magnitudes que conforman los estados financieros, que pueda ser medido (valoración y revelación) de manera confiable y que sea pertinente.
Por otro lado se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrifico económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.
· Clasificación: Esta fase se compone de las actividades dirigidas a ordenar o disponer por clases los hechos contables reconocidos y debidamente soportados con el fin aplicar sobre ellos las fases subsiguientes del proceso.
Los hechos contables pueden ser económicos o jurídicos los cuales en sus interacciones se reconocen tanto de origen externo como interno. Es decir, pueden provenir como consecuencia de algún tipo de intercambio entre los agentes o partes relacionadas (stakeholder); o derivarse de la transformación interna de valores. Los hechos económicos como fenómenos sociales o naturales reconocidos por el ente contable por eventos que acontecen con independencia de la actividad económica pero con probables implicaciones en la variación del patrimonio o por la probable producción de transformaciones económicas; o los hechos jurídicos como fenómenos sociales o naturales reconocidos por el ente contable como eventos que acontecen con independencia de la actividad económica pero con posibles implicaciones en la variación del patrimonio o por la posible producción de transformaciones económicas. Los fenómenos sociales y naturales que remotamente acontecen o producen transformaciones económicas serán omitidos.
Los hechos contables reconocidos deben asociarse a las diferentes categorías de magnitudes contables para darle orden a las partidas de acuerdo a las diversas clasificaciones de análisis de los mismos.
Los hechos contables se caracterizaran como tipos de transacciones tomando como criterio de análisis el tipo de incidencia, impacto, restricción, objeción o limitación que tengan sobre la estructura del ente contable, de suerte que, en ese sentido las transacciones pueden ser cualitativas o cuantitativas.
Una transacción es cualitativa si afecta sólo a la clase o condición de los bienes, derechos y compromisos que componen el patrimonio, sin alterar la cuantía del Patrimonio, y cuantitativa si afecta la magnitud de este Patrimonio. Por otro lado, la transacción modificativa o cuantitativa es aumentativa si a consecuencia de la misma aumenta la expresión valorada del patrimonio y disminutiva en caso contrario. Es permutativa la que solo produce variaciones cualitativas. Son mixtas o especulativas si producen simultáneamente una alteración en la clase de valores y una modificación en el valor patrimonial; éstas son las más frecuentes.
· Documentación: Esta fase del proceso contable es medular y esencial consiste en las actividades encaminadas a probar o demostrar con documentos el hecho económico realizado. La característica registral que posee la contabilidad exige de la existencia y presencia de documentos que soporten el hecho económico realizado a fin de sobre ellos desarrollar las actividades de las siguientes fases del proceso contable, como condición previa al registro.
Los soportes comerciales según la costumbre mercantil son documentos que revelan las características de los hechos económicos realizados de forma detallada, señalando los compromisos y responsabilidades asumidas por las partes (stakeholder), constituyen instrumentos de control interno sirven de apoyo y son el medio de registro y verificación de la información en los libros de contabilidad, conforman el acervo probatorio de la contabilidad forense.
Los documentos se clasifican en Documentos de resumen (DR), Documentos soporte (DS), Documento fuente (DF) y Documentos anexos (DA). Asimismo estos pueden poseer la característica o calidad de ser Títulos Valores, de Ajuste Contable y de Control Interno. Los documentos soporte para que tengan validez probatoria deben ajustarse a los lineamientos fijados en los marcos jurídicos del derecho comercial y tributario vigentes en Colombia.
· Medición (valoración y revelación): La medición es un proceso de representación de la realidad. Esta fase consiste en el conjunto de actividades dirigidas a tipificar los hechos económicos realizados, dentro de una magnitud contable, a fin de asignarle de manera cuantitativa o cualitativa unos numerales expresados en unidades monetarias, apoyados en una escala o base, una unidad y unos instrumentos de medición.
Los hechos económicos realizados poseen unos atributos y características que permiten identificarlos dentro de las magnitudes contables formalizadas como son Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Egresos y Contingencias. Una vez identificada esta, se procede a seleccionar la base o escala de medición (costo histórico y valor de mercado - razonable) aplicable, la unidad de medición (monetaria, operacional, organizacional) y haciendo uso de la Cuenta y del Plan de Cuentas se procede a su registro y procesamiento para su revelación.
Dentro de la medición, la valoración consiste en la fijación del valor económico de la cantidad de magnitud tipificada en el hecho económico realizado y por ende su posterior revelación expresado monetariamente. La valoración se hace teniendo en cuenta la unidad de medición a través de la cual se expresa finalmente la transacción que para Colombia es la unidad monetaria Peso.
· Registro: Esta fase consiste en las actividades dirigidas a anotar, consignar o asentar en los documentos y libros contables las transacciones originadas por los hechos económicos realizados. Para tales efectos todo el sistema documental aporta los soportes de tales hechos económicos realizados a fin de ser ingresados en forma de transacciones contables, de manera manual o electrónica, a la contabilidad para su respectivo procesamiento y transformación en los diferentes tipos de reportes conocidos.
Los registros deben hacerse al tenor de la información, datos y cifras provistos por los documentos físicos o virtuales que soportan los hechos económicos realizados. Se deben hacer en orden cronológico, y resumir en el documento contable Comprobante de Contabilidad con la periodicidad adecuada a las operaciones del ente económico.
Los hechos económicos realizados y sus respectivas transacciones contables, al momento de su registro o asentamiento, se deben tratar de acuerdo a los lineamientos establecidos en las normas internacionales de contabilidad vigentes para cada una de las magnitudes contables. Los registros se deben reflejar en los Libros de Contabilidad exigidos o adoptados por el ente económico. Las transacciones contables se deben llevar por medio de la Contabilidad por Partida Doble y mediante el sistema de registro de causación por acumulación (devengo).
· Reportes e informes: Esta fase consiste en el conjunto de actividades manuales o electrónicas dirigidas a extraer u obtener del sistema contable, una vez se han procesado las transacciones de un periodo de tiempo específico, los resultados de la actividad económica representados en datos estructurados y reconocidos socialmente como reportes e informes.
La contabilidad como sistema recibe insumos los cuales son procesados y transformados con lo cual se obtienen unas salidas de información que reflejan la situación económica y financiera del ente económico. Los informes financieros representan fenómenos económicos en palabras y números.
El subsistema conceptual de la contabilidad establece el marco teórico, técnico y normativo para el procesamiento de las transacciones contables y de ello se derivan los reportes e informes suficientes para satisfacer las demandas de los interesados internos y externos y de naturaleza pública o privada.
Los reportes e informes que la contabilidad produzca y que los usuarios obtengan de ella deben satisfacer las características cualitativas de comparabilidad, verificabilidad, oportunidad y comprensibilidad.
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