La base esencial del registro contable son los documentos que lo soportan o respaldan, son la esencia de la historia de los hechos económicos de una persona natural o jurídica obligados a llevar contabilidad. Como son documentos que soportan las transacciones contables derivadas de los hechos económicos realizados estos deben llenar los requisitos exigidos por la ley de acuerdo a la clase de documento expedido que origina movimientos contables.
Los documentos contables que soportan el proceso pueden ser de origen interno o externo. Los documentos de origen interno son los emitidos por la persona natural o jurídica obligados a llevar contabilidad, con el fin de organización interna de la contabilidad, dentro de estos documentos encontramos los siguientes: reembolsos de caja menor, notas de contabilidad, nota crédito y nota debito, depreciaciones de propiedad planta y equipo, distribución de costos, utilidades, movimiento de reservas entre otros. Los documentos de origen externo son aquellos que son elaborados o emiten las personas naturales o jurídicas obligados a llevar contabilidad como resultado de operaciones que hace con terceros interesados, dentro de estos se clasifican los documentos soporte de actos escritos. Entre otros documentos de origen externo encontramos los siguientes: Comprobantes de Egresos, Recibos de Caja, Ordenes de Compras, Facturas de compraventa manuales y electrónicas, notas debito y de crédito bancarias, compras de seguros, soportes de títulos valores, cheques, comprobantes de ventas con tarjetas debito y de crédito.
Por otro lado los documentos en contabilidad dependiendo de su objetivo se clasifican en documentos de resumen (DR), documentos soporte (DS), documento fuente (DF) y documentos anexos (DA). A su vez, dependiendo de criterios de aceptación y revisión se clasifican en títulos valores, de ajuste contable y de control interno. Los documentos soporte para que tengan validez probatoria deben ajustarse a los lineamientos fijados en los marcos jurídicos del derecho comercial y tributario vigentes en Colombia.
Documentos de resumen (DR): son documentos en los cuales se realiza el resumen de hechos y actividades económicas registradas en los documentos fuente; el documento resumen del proceso es el Comprobante de Contabilidad el cual contiene el resumen de las transacciones en orden cronológico, debe elaborarse con fundamento en los documentos soporte, por medio computarizado o manual, conservar una numeración consecutiva, fechado e indicando los nombres de quienes se encuentran vinculados en su preparación, autorización, revisión y contabilización; en su contenido se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las transacciones con las cuentas afectadas. Las cuentas reseñadas se pueden representar mediante descripciones, palabras nemotécnicas, códigos o símbolos numéricos.
Documentos soporte (DS): son documentos en los cuales se evidencian y sirven de referencia, constancia ó concordancia de detalles y pormenores del hecho económico realizado, los cuales finalmente son consolidados en un documento fuente.
Los documentos soporte que den origen al comprobante de contabilidad según la legislación vigente se deben adherir, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en forma cronológica y de tal manera que sea posible su verificación.
En caso en que los documentos soporte sean capturados por medios electrónicos, estos deben imprimirse previa verificación de su autenticidad, veracidad e integridad aplicando los procedimientos contenidos en la ley.
El diligenciamiento del comprobante de contabilidad se puede adelantar por periodos mensuales o inferiores, todo depende de las políticas que se adopten por parte del ente económico.
Documentos fuente (DF): son documentos que tienen validez probatoria en procesos judiciales y en muchos de los casos se constituyen en títulos valores de aceptación comercial, registrando las transacciones y cumplimiento con requisitos fiscales y de control interno para generar confianza en la documentación de los hechos y las actividades económicas.
Documentos anexos (DA): son documentos fuentes generados por entes económicos externos con los que se tienen vínculos comerciales y sirven para el cruce de información en el control de cartera, inventarios, propiedad, planta y equipo, entre otros procesos propios de las actividades de auditoria interna.
· Requisitos de los documentos de contabilidad. Los documentos de contabilidad mínimo deben contener los datos siguientes:
1. Nombre o razón social de la persona natural o jurídica obligada a llevar contabilidad.
2. Numeración ascendente del documento.
3. Descripción del contenido del documento.
4. Número de identificación tributaria.
5. Nombre del responsable.
6. Firmas del responsable de preparar, autorizar, revisar, y contabilizar.
7. Fecha.
8. Dirección de quien expide el documento.
9. Tratándose de soportes de actos escritos generados en la aplicación del artículo 826 de C. Co, los requisitos son los exigidos por la ley según el caso.
· Cualidades de los documentos de contabilidad. Los documentos de contabilidad deben satisfacer las siguientes cualidades:
1. Autenticidad
2. Integridad
3. Veracidad
La información contable contenida en los documentos soporte después de ser resumida en los comprobantes de contabilidad, se procede a ser trasladada para ser registrada en los diferentes libros de contabilidad, operación que se conoce como asientos de contabilidad.
La base esencial del registro contable son los documentos que lo soportan o respaldan, son la esencia de la historia de los hechos económicos de una persona natural o jurídica obligados a llevar contabilidad. Como son documentos que soportan las transacciones contables derivadas de los hechos económicos realizados estos deben llenar los requisitos exigidos por la ley de acuerdo a la clase de documento expedido que origina movimientos contables.
Los documentos contables que soportan el proceso pueden ser de origen interno o externo. Los documentos de origen interno son los emitidos por la persona natural o jurídica obligados a llevar contabilidad, con el fin de organización interna de la contabilidad, dentro de estos documentos encontramos los siguientes: reembolsos de caja menor, notas de contabilidad, nota crédito y nota debito, depreciaciones de propiedad planta y equipo, distribución de costos, utilidades, movimiento de reservas entre otros. Los documentos de origen externo son aquellos que son elaborados o emiten las personas naturales o jurídicas obligados a llevar contabilidad como resultado de operaciones que hace con terceros interesados, dentro de estos se clasifican los documentos soporte de actos escritos. Entre otros documentos de origen externo encontramos los siguientes: Comprobantes de Egresos, Recibos de Caja, Ordenes de Compras, Facturas de compraventa manuales y electrónicas, notas debito y de crédito bancarias, compras de seguros, soportes de títulos valores, cheques, comprobantes de ventas con tarjetas debito y de crédito.
Por otro lado los documentos en contabilidad dependiendo de su objetivo se clasifican en documentos de resumen (DR), documentos soporte (DS), documento fuente (DF) y documentos anexos (DA). A su vez, dependiendo de criterios de aceptación y revisión se clasifican en títulos valores, de ajuste contable y de control interno. Los documentos soporte para que tengan validez probatoria deben ajustarse a los lineamientos fijados en los marcos jurídicos del derecho comercial y tributario vigentes en Colombia.
Documentos de resumen (DR): son documentos en los cuales se realiza el resumen de hechos y actividades económicas registradas en los documentos fuente; el documento resumen del proceso es el Comprobante de Contabilidad el cual contiene el resumen de las transacciones en orden cronológico, debe elaborarse con fundamento en los documentos soporte, por medio computarizado o manual, conservar una numeración consecutiva, fechado e indicando los nombres de quienes se encuentran vinculados en su preparación, autorización, revisión y contabilización; en su contenido se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las transacciones con las cuentas afectadas. Las cuentas reseñadas se pueden representar mediante descripciones, palabras nemotécnicas, códigos o símbolos numéricos.
Documentos soporte (DS): son documentos en los cuales se evidencian y sirven de referencia, constancia ó concordancia de detalles y pormenores del hecho económico realizado, los cuales finalmente son consolidados en un documento fuente.
Los documentos soporte que den origen al comprobante de contabilidad según la legislación vigente se deben adherir, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en forma cronológica y de tal manera que sea posible su verificación.
En caso en que los documentos soporte sean capturados por medios electrónicos, estos deben imprimirse previa verificación de su autenticidad, veracidad e integridad aplicando los procedimientos contenidos en la ley.
El diligenciamiento del comprobante de contabilidad se puede adelantar por periodos mensuales o inferiores, todo depende de las políticas que se adopten por parte del ente económico.
Documentos fuente (DF): son documentos que tienen validez probatoria en procesos judiciales y en muchos de los casos se constituyen en títulos valores de aceptación comercial, registrando las transacciones y cumplimiento con requisitos fiscales y de control interno para generar confianza en la documentación de los hechos y las actividades económicas.
Documentos anexos (DA): son documentos fuentes generados por entes económicos externos con los que se tienen vínculos comerciales y sirven para el cruce de información en el control de cartera, inventarios, propiedad, planta y equipo, entre otros procesos propios de las actividades de auditoria interna.
· Requisitos de los documentos de contabilidad. Los documentos de contabilidad mínimo deben contener los datos siguientes:
1. Nombre o razón social de la persona natural o jurídica obligada a llevar contabilidad.
2. Numeración ascendente del documento.
3. Descripción del contenido del documento.
4. Número de identificación tributaria.
5. Nombre del responsable.
6. Firmas del responsable de preparar, autorizar, revisar, y contabilizar.
7. Fecha.
8. Dirección de quien expide el documento.
9. Tratándose de soportes de actos escritos generados en la aplicación del artículo 826 de C. Co, los requisitos son los exigidos por la ley según el caso.
· Cualidades de los documentos de contabilidad. Los documentos de contabilidad deben satisfacer las siguientes cualidades:
1. Autenticidad
2. Integridad
3. Veracidad
La información contable contenida en los documentos soporte después de ser resumida en los comprobantes de contabilidad, se procede a ser trasladada para ser registrada en los diferentes libros de contabilidad, operación que se conoce como asientos de contabilidad.
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