CONSULTA (TEXTUAL)
“(…) La sociedad tiene su domicilio
principal en Santa Marta y tiene sucursales en Cartagena y Barranquilla, pero
la contabilidad se maneja desde la ciudad de Manizales. Semanalmente envían
todos los documentos como son consignaciones, facturas, recibos, cuentas de
cobro etc, ¿para su debido registro; se
imprimen y se organizan de acuerdo a las fechas y terceros correspondientes
para el tema de impuestos. La gerencia indica que no hay necesidad de imprimir
para ahorrar costos. La pregunta es:
1. Como hago para realizar los registros
contables, aplicar los impuestos respectivos y demás, si no tengo los soportes
de manera física?
2. Cuál es la normatividad que habla
sobre este tema específico?
3. y como le hago ver al gerente la
importancia de los soportes físicos?”
CONSIDERACIONES Y CONCEPTO
El Consejo Técnico de la Contaduría
Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnicocientífico de la
profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información
Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales
vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de
2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta
anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en
los siguientes términos:
Acerca de las preguntas planteadas, en
cuanto a contabilidad y sus soportes, la normatividad contable actual indica lo
siguiente:
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Descripción |
Detalle |
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Soportes (artículo 6 del anexo 6 DUR 2420 de 2015) |
• Los hechos económicos deben documentarse mediante
soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por
quienes intervengan en ellos o los elaboren • Los soportes deben adherirse a los comprobantes de
contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia,
conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible
su verificación • Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan
otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los
libros auxiliares o de detalle. |
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Comprobantes de contabilidad (artículo 7 del anexo 6
DUR 2420 de 2015) |
• Las partidas asentadas en los libros de resumen y
en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar
respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente • Los comprobantes de contabilidad deben prepararse
con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano • Los comprobantes de contabilidad deben ser
numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las
personas que los hubieren elaborado y autorizado • Se debe indicar la fecha, origen, descripción y
cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento • La descripción de las cuentas y de las
transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos,
caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de
códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan • Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse
por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales • Los comprobantes de contabilidad deben guardar la
debida |
Adicionalmente, citamos el concepto
2020-0626, en el cual el CTCP manifestó: “(…) 1. La Corte Suprema de Justicia
señaló que: “En torno a las firmas o documentos escaneados, la Sala Civil de la
Corte Suprema de Justicia les ha dado la connotación de firma electrónica y sus
requisitos están establecidos en el artículo 7 de la Ley 527 de 1997
reglamentado por el Decreto 2364 de 2012. La citada Corporación, al respecto,
manifestó:
“Ahora, la autenticidad del mensaje de
datos corre paralela con la confiabilidad del mismo, determinada por la
seguridad de que esté dotado en cuanto a la forma como se hubiese generado y
conservado la integridad de la información y, por supuesto, en la forma en que
se identifique a su iniciador y la asociación de este a su contenido. Como todo
documento, la eficacia probatoria del electrónico dependerá, también, de su
autenticidad, contándose con mecanismos tecnológicos que permiten identificar
el autor del mismo y asociarlo con su contenido (…) (Negrilla por fuera del
texto)
2. Por su parte, el Consejo de Estado
señaló que: “en este aspecto cobra particular relevancia la firma electrónica,
que es el género, y que puede comprender las firmas escaneadas, o los métodos
biométricos (como el iris y las huellas digitales), y la firma digital
especie—, basada en la criptografía asimétrica. (…)
Por tal razón y ante la imposibilidad de
que el documento informático pudiese tener una firma manuscrita, fue concebida
la de carácter electrónico, que consiste, según la doctrina, en «cualquier
método o símbolo basado en medios electrónicos utilizado o adoptado por una
parte con la intención actual de vincularse o autenticar un documento,
cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma
manuscrita».
En otras palabras, todo dato que en
forma electrónica cumpla una función identificadora, con independencia del
grado de seguridad que ofrezca, puede catalogarse como firma electrónica; de
suerte, pues, que dentro de este amplio concepto tienen cabida signos de
identificación muy variados, como los medios biométricos, la contraseña o
password, la criptografía, etc.” (Negrilla por fuera del texto) (…)
7. Asimismo, la Corte Constitucional
señaló que: los mensajes de datos deben recibir el mismo tratamiento de los
documentos consignados en papel, es decir, que debe dárseles la misma eficacia
jurídica, por cuanto comportan los mismos criterios de un documento. Asimismo,
señaló que la Ley 527 de 1999 adoptó el criterio flexible de “equivalente
funcional”, el cual tiene los requisitos de forma, fiabilidad, inalterabilidad
y rastreabilidad, que son aplicables a la documentación consignada sobre papel,
ya que los mensajes de datos por su naturaleza no equivalen en estricto sentido
a un documento consignado en papel” (…) (negrilla es nuestra).
De acuerdo con lo anterior, el CTCP
considera que un documento escaneado puede ser admitido como soporte de la
transacción, tal como lo exige la legislación mercantil, por lo que constituye
prueba, junto con otros documentos de que la transacción fue realizada. La Ley
43 de 1990, en el artículo 8, y la Ley 1314 de 2009, incorporan las
obligaciones que deben cumplir los contadores públicos”.
Ahora bien, es importante tener en
cuenta lo establecido claramente por la Ley 527 de 1999 en los siguientes
artículos, donde queda plasmado que los documentos NO necesariamente deben
estar impresos: “Artículo 6. ESCRITO. Cuando cualquier norma requiera que la
información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje
de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior
consulta.
Lo dispuesto en este artículo se
aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una
obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la
información no conste por escrito.
Artículo 9o. INTEGRIDAD DE UN MENSAJE DE
DATOS. Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información
consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e
inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea
inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación.
El grado de confiabilidad requerido,
será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y
de todas las circunstancias relevantes del caso.
Artículo 10. ADMISIBILIDAD Y FUERZA
PROBATORIA DE LOS MENSAJES DE DATOS. Los mensajes de datos serán admisibles
como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las
disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo
del Código de Procedimiento Civil.
En toda actuación administrativa o
judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a
todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que
se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su
forma original.
Artículo 12. CONSERVACION DE LOS
MENSAJES DE DATOS Y DOCUMENTOS. Cuando la ley requiera que ciertos documentos,
registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho,
siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que la información que contengan sea
accesible para su posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el
documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o
recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud
la información generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna,
toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la
fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el
documento.
No estará sujeta a la obligación de
conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o
recepción de los mensajes de datos.
Los libros y papeles del comerciante
podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción
exacta”. Resalto fuera de texto
De lo expuesto es fácil concluir que los
documentos comprobantes y soportes contables, no requieren necesariamente que
se encuentren impresos en papel, para obtener la información necesaria a que se
refieren y tener la validez legal probatoria requerida.
En los términos anteriores se absuelve
la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la
información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son
los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el
artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
